Organiser une brocante sur la place de l’église, étape par étape

Une brocante sur la place de l’église se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par obtenir l’autorisation, réserver l’emplacement et vérifier l’assurance avant d’inviter les vendeurs. Les inscriptions, le plan des tables et les informations pratiques doivent être verrouillés plusieurs jours avant l’événement. Le jour J, prévoyez une équipe pour l’installation, l’accueil, la caisse, le café et le rangement, sans oublier les riverains, les toilettes et les branchements électriques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Réserver la place de l’église
3
Vérifier l’assurance
4
Inviter les vendeurs
2 personnes
5
Informer les riverains
2 personnes
6
Afficher la promotion
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Tenir la liste des vendeurs à jour
9
Établir le plan de table
2 personnes
10
Envoyer les informations aux vendeurs
11
Répartir les services des bénévoles
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Vérifier les toilettes
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Rappeler les vendeurs
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer le stock de café
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les sandwichs
3 personnes
22
Préparer la caisse
2 personnes
23
Inspecter la place de l'église
2 personnes
24
Installer les tables
6 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
28
Installer l'éclairage
2 personnes
29
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
30
Afficher les règles de vente
31
Aménager le point de restauration
3 personnes
32
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

33
Accueil des vendeurs
3 personnes
34
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
35
Vérifier le montage du stand
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Servir le café et le thé
3 personnes
39
Servir des sandwiches
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Allumer l’éclairage
44
Annoncer la dernière vente
45
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
46
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

47
Rassembler le matériel de stand
5 personnes
48
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
49
Démonter les tentes de fête
4 personnes
50
Ranger le matériel au sec
3 personnes
51
Rassembler les déchets
4 personnes
52
Balayer la place de l’église
4 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Effectuer le contrôle de propreté
2 personnes
55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
56
Ranger l’éclairage et les câbles
2 personnes
57
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 20
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4
Barrières de fouleqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Caisse
Calculatrice
Mégaphone
Rallonges à enrouleurqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 4
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Bannière de l'événementqté 2
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Presse-papiersqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineuses extérieuresqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. L’autorisation d’occupation, la réservation de la place et l’assurance doivent être confirmées avant toute communication publique.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la brocante. Vous aurez ainsi le temps de tenir la liste des vendeurs à jour, de préparer le plan des tables et d’envoyer les horaires ainsi que les consignes d’accès.
Envoyez aux vendeurs un rappel 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’arrivée, l’emplacement prévu, ce qu’ils doivent apporter et la procédure en cas de mauvais temps.
Vérifiez les besoins techniques la veille : points d’alimentation, rallonges, multiprises, toilettes et circulation sur la place. Testez les branchements avant d’installer les machines à café et les bouilloires.
Préparez les boissons et la petite restauration le matin même, mais refroidissez les boissons à l’avance. Confiez la caisse à une personne identifiée et gardez une calculatrice, des marqueurs et une liste des vendeurs à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante sur une place ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de réserver la place, de vérifier l’assurance, d’inviter les vendeurs et d’informer les riverains.
Quand faut-il clôturer les inscriptions des vendeurs ?: Fixez la clôture environ 10 jours avant la brocante. Il restera assez de temps pour finaliser le plan des tables, répartir les bénévoles et envoyer les informations pratiques.
À quelle heure installer les tables pour une brocante ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez d’abord les tables, les chaises, les tentes et les barrières, puis contrôlez les accès, la caisse et les branchements.
Que faut-il préparer pour proposer du café pendant la brocante ?: Préparez les machines à café, les bouilloires, les tasses, les gobelets réutilisables et les thermos avant l’ouverture. Pour éviter l’attente, installez le point café au moins 30 minutes avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.