Organiser une brocante sans rien laisser au hasard

Une brocante réussie se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un rendez-vous de vendeurs. Commencez par choisir la date et le lieu, vérifiez l’autorisation nécessaire et dessinez les emplacements avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite coordonner les exposants, les bénévoles, le matériel et l’accueil du public. La plupart des problèmes apparaissent quand les réservations, les besoins électriques ou la météo sont vérifiés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier l’autorisation de marché
3
Créer le plan du site
2 personnes
4
Numéroter les emplacements de vente
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Mettre à jour la liste des vendeurs
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les réservations
13
Envoyer les instructions aux vendeurs
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
16
Vérifier les prévisions météo
17
Préparer les mesures météo
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
22
Créer les étiquettes de prix et les formulaires
2 personnes
23
Composer les kits des vendeurs
2 personnes
24
Préparer les vêtements et le stock
3 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les chaises
2 personnes
28
Monter les portants à vêtements
2 personnes
29
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Installer la caisse
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Installer la signalisation
3 personnes
38
Placer les extincteurs
39
Vérifier le terrain et les chemins de circulation
2 personnes

Événement

40
Accueil des vendeurs
4 personnes
41
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
42
Aider les vendeurs à décharger
4 personnes
43
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Fournir les informations
2 personnes
46
Gérer la caisse
2 personnes
47
Assurer la surveillance du terrain
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Réapprovisionner les étiquettes de prix
54
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
55
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
56
Assurer le message de clôture
57
Laisser les vendeurs décharger
4 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

59
Dégager les tables
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Retirer l'éclairage
3 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
68
Nettoyer le matériel
2 personnes
69
Compter le stock
70
Traiter les restes
2 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Retourner les matériels
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 24
Chaises pliantesqté 30
Portants à vêtementsqté 8
Tables de bièreqté 4
Tables pliantesqté 2
Tabouretsqté 6
Chaises de terrasseqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Mégaphone à main
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du marchéqté 20
Numéros de tableqté 30
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 12
Sets de nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Sacs isothermesqté 4
Bacs de stockageqté 12
Pinces de cuisineqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Casiers de boissonsqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8
Caissesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Panneaux d'affichageqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40
Cintresqté 150
Caisses de transportqté 20
Caisses de consigneqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Bacs à jeterqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 8
Passe-câblesqté 6
Capes de pluieqté 20

Administration

Chemises à pinceqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Calculatricesqté 3
Presse-papiersqté 6
Caisses à monnaieqté 2
Chemises à documentsqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixez le plan du site avant de créer le formulaire d’inscription : numérotez chaque emplacement et indiquez clairement les dimensions disponibles. Cela évite de devoir déplacer des vendeurs la veille.
Traitez les inscriptions chaque semaine et mettez à jour une seule liste de vendeurs. Confirmez chaque réservation avec les horaires d’arrivée, l’emplacement attribué et les éventuels besoins alimentaires.
Envoyez les consignes aux vendeurs au moins 7 jours avant la brocante. Précisez l’accès pour le déchargement, l’heure d’installation, le rangement et ce qu’ils doivent apporter pour présenter leurs articles.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne dédiée à l’accueil et une autre capable de guider les vendeurs. Un mégaphone, des panneaux indicateurs et des numéros de table réduisent les questions sur place.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis préparez un plan de repli ou de protection. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, éclairages, glacières et matériel emprunté la veille, pas au moment de l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier l’autorisation, réserver le lieu, communiquer, traiter les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvrez-les dès que le plan des emplacements est numéroté, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite environ 7 jours avant pour finaliser la liste et les instructions.
Combien de bénévoles faut-il pour une brocante ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 15 à 20 emplacements, puis ajoutez une personne à l’accueil et une personne pour la coordination. Organisez des rotations de 2 à 3 heures afin de couvrir l’installation, l’ouverture et le rangement.
Quand vérifier la météo pour une brocante ?: Faites un premier contrôle 5 à 7 jours avant, puis une vérification précise 48 heures avant et le matin même. À 48 heures, décidez aussi des mesures pour les tentes, les tables, les articles fragiles et l’éclairage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.