Cómo organizar un mercadillo sin perder el control

Un mercadillo se organiza mejor empezando por el recinto y los permisos, no por la decoración. Primero fija la fecha, comprueba si necesitas autorización y dibuja un plano con los puestos numerados. Después abre las inscripciones, confirma a los vendedores y dales instrucciones concretas sobre horarios, mesas, electricidad y montaje. En paralelo, prepara la promoción, el equipo, los voluntarios y un plan para lluvia, viento o poca luz.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar el permiso de mercado
3
Hacer un plano del recinto
2 personas
4
Numerar los puestos de venta
2 personas
5
Crear formulario de inscripción para vendedores
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar promoción en línea
8
Distribuir carteles
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Actualizar la lista de vendedores
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar las reservas
13
Enviar instrucciones a los vendedores
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Crear el horario de voluntarios
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Preparar medidas contra el clima
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
19
Hacer la compra
3 personas
20
Recoger los materiales
3 personas
21
Comprobar el material prestado
2 personas
22
Crear etiquetas de premio y formularios
2 personas
23
Preparar los kits de vendedores
2 personas
24
Preparar la ropa y el stock
3 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar las sillas
2 personas
28
Montar percheros
2 personas
29
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
30
Colgar la iluminación
3 personas
31
Montar el mostrador de información
2 personas
32
Preparar la caja
2 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Preparar los aperitivos
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Colocar la señalización
3 personas
38
Colocar extintores
39
Comprobar el recinto y las vías de acceso
2 personas

Evento

40
Recibir a los vendedores
4 personas
41
Asignar puestos de venta
2 personas
42
Ayudar a los vendedores a descargar
4 personas
43
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Proporcionar información
2 personas
46
Gestionar la caja registradora
2 personas
47
Vigilar el recinto
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
2 personas
53
Reponer las etiquetas de precio
54
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
55
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
56
Realizar el anuncio de cierre
57
Hacer que los vendedores descarguen
4 personas
58
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

59
Recoger las mesas
4 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Retirar la iluminación
3 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Recoger los artículos prestados
2 personas
68
Limpiar los materiales
2 personas
69
Contar el inventario
70
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de mercadocant. 24
Sillas plegablescant. 30
Percheroscant. 8
Mesas de cervezacant. 4
Mesas plegablescant. 2
Taburetescant. 6
Sillas de terrazacant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Terminales de pago móvilescant. 2
Megáfono de mano
Linternascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pósters del mercadocant. 20
Números de mesacant. 30
Guirnaldascant. 8
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 12
Juegos de mantelescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Bolsas isotérmicascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de cocinacant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Cajas de bebidascant. 6
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Cajas de cajacant. 2
Bandejas para contar dinerocant. 2
Tableros de chinchetascant. 4
Soportes para etiquetas de precioscant. 40
Perchascant. 150
Cajas de transportecant. 20
Cajas de retornocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Recogedores de cenizacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 8
Alfombrillas para cablescant. 6
Capas para la lluviacant. 20

Administración

Carpetas portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Calculadorascant. 3
Portapapelescant. 6
Cajas de caudalescant. 2
Carpetas para documentoscant. 6

Compras

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el permiso antes de anunciar la fecha. Reserva al menos 4 semanas para comprobar la autorización del mercado, preparar el plano y corregir cualquier requisito del recinto.
Numera los puestos sobre el plano antes de aceptar todas las inscripciones. Envía a cada vendedor su número, la hora de llegada y el punto exacto donde debe descargar, como mínimo 7 días antes.
Pide en el formulario el tipo de productos, las necesidades de electricidad y las preferencias dietéticas. Actualiza la lista de vendedores cada semana y confirma las reservas por escrito entre 5 y 7 días antes.
Prepara un kit para cada vendedor y revisa el material prestado 2 días antes. Incluye la información del puesto, etiquetas o formularios necesarios y comprueba que mesas, sillas, percheros y carpas estén completos.
Haz el montaje con un margen de al menos 2 horas antes de abrir. Coloca primero las carpas y mesas, después los números, carteles direccionales, cables y luces; deja las cajas y el stock para el final, cuando los recorridos estén despejados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar el permiso, preparar el plano, captar vendedores, publicar la promoción y reservar el material sin improvisar.
¿Cuándo debo confirmar a los vendedores del mercadillo?: Confirma las reservas entre 5 y 7 días antes. Envía entonces el número de puesto, el horario de llegada, las instrucciones de descarga y cualquier norma sobre electricidad o montaje.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?: Calcula al menos 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, señalización, cables y luces. Añade 30 minutos si el recinto es grande o si participan muchos vendedores.
¿Qué hacer si llueve el día del mercadillo?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la tarde anterior. Prepara carpas, protección para el material, iluminación segura y un procedimiento para retrasar o reorganizar los puestos si el tiempo empeora.

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