Organiser une brocante en intérieur, étape par étape

Une brocante en intérieur demande surtout une bonne organisation des vendeurs, de l’espace et de l’accueil. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant de préparer le plan des stands. Les visiteurs doivent comprendre facilement où entrer, où circuler et où trouver chaque emplacement. Prévoyez aussi assez tôt le café, l’éclairage, les moyens de paiement et les informations pratiques comme l’itinéraire et le parking.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les tables du marché
3
Publier la page de l’événement
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inscrire les vendeurs
2 personnes
6
Tenir la liste des vendeurs à jour
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer la confirmation aux vendeurs
10
Établir l’agencement des stands de marché
2 personnes
11
Créer un plan pour les visiteurs
12
Partager les informations sur l’itinéraire et le parking
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Retirer de la monnaie
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
6 personnes
21
Dégager les voies de circulation
2 personnes
22
Numéroter les emplacements de vente
2 personnes
23
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
24
Aménager le coin café
2 personnes
25
Installer des flèches et des panneaux d’information
2 personnes
26
Accueil des vendeurs
4 personnes
27
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
3 personnes
28
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
29
Vérifier les toilettes

Événement

30
Annoncer l'ouverture
31
Gérer l’entrée et les flux de visiteurs
3 personnes
32
Fournir les informations aux visiteurs
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Ravitaillement des amuse-bouches
36
Vider les poubelles
2 personnes
37
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
38
Informer les vendeurs de la fermeture
39
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
40
Rassembler les objets perdus

Suivi

41
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
42
Trier le matériel restant
3 personnes
43
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
44
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
45
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
48
Fermer le lieu
2 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Ranger le stock restant
2 personnes
51
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 36
Chaisesqté 54
Table d’accueil
Table à caféqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tassesqté 60
Verresqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Caisses de stockageqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Numéros d’emplacement de venteqté 36
Panneaux de directionqté 12
Nappesqté 36
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription des vendeurs au moins 10 à 14 jours avant la brocante. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de noter leurs besoins alimentaires et d’établir un plan réaliste des stands.
Préparez le plan des emplacements après avoir recueilli le nombre de tables nécessaires pour chaque vendeur. Numérotez chaque place et gardez une version imprimée pour l’équipe d’accueil le jour même.
Envoyez les informations d’accès aux visiteurs et aux vendeurs au moins 5 jours avant l’événement. Indiquez l’itinéraire, le parking, l’heure d’ouverture et la procédure d’installation des stands.
Prévoyez un vrai espace d’accueil, séparé du coin café. Une table d’entrée, les numéros d’emplacement, les panneaux directionnels et un terminal de paiement évitent les bouchons dès l’ouverture.
Faites le montage avant l’arrivée du public : installez les tables et les chaises, dégagez les voies de circulation et testez les rallonges, multiprises et éclairages. Gardez au moins une solution d’éclairage de secours et une personne joignable par talkie-walkie dans chaque zone.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une brocante en intérieur ?: Ouvrez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des vendeurs et le plan des stands.
Combien de temps faut-il pour installer une brocante en intérieur ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, les chaises, les numéros et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage, l’alimentation électrique et le matériel d’accueil.
Que faut-il prévoir pour le coin café d’une brocante ?: Installez une table séparée avec 1 ou 2 machines à café, une bouilloire, des thermos, des tasses, des cuillères et des carafes d’eau. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez le service au moins 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.
Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs ?: Envoyez l’itinéraire, les possibilités de parking et les horaires 5 à 7 jours avant la brocante. Renvoyez un rappel la veille si le lieu est difficile à trouver ou si les conditions de stationnement sont limitées.

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