Organiser une brocante du village sans rien oublier

Une brocante du village se prépare d’abord sur papier, avant d’installer la moindre table. Commencez par réserver la place, obtenir les autorisations et vérifier l’assurance, puis fixez rapidement le nombre de vendeurs et leurs besoins. Le plan des stands, la circulation et les bénévoles doivent être réglés avant la communication publique. Les oublis les plus fréquents concernent l’électricité, le paiement, le balisage et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la place du village
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Inviter les vendeurs
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir la liste des stands
2 personnes
8
Envoyer les confirmations
9
Créer le plan
2 personnes
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Réserver l’alimentation électrique
12
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
13
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
14
Publier sur les réseaux sociaux
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Préparer la caisse
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les sandwiches
2 personnes
20
Tester la machine à café
21
Balisage du site
3 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Brancher l’électricité
2 personnes
26
Installer les panneaux et les flèches
2 personnes
27
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
28
Installer le stand de vente
3 personnes

Événement

29
Accueil des vendeurs
3 personnes
30
Attribuer les stands
2 personnes
31
Mettre en place une aide au stationnement
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Servir les consommations
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Vider les poubelles
2 personnes
37
Fermer la caisse
2 personnes
38
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

39
Démonter les stands
4 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Nettoyer le site
4 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Rapporter le matériel
2 personnes
44
Ranger l'éclairage
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Vider les glacières
47
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables pliantesqté 2
Tables hautesqté 4
Chariots de transportqté 2

Équipement

Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Bannières de marchéqté 4
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros des standsqté 20
Étiquettes de prixqté 300
Porte-affichesqté 10
Ruban de balisageqté 4
Sacs de lestageqté 16
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux pour espècesqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la place du village et lancez les demandes administratives plusieurs semaines avant la date prévue. Vérifiez aussi les conditions de l’assurance avant d’inviter les vendeurs.
Fixez une date limite d’inscription des vendeurs, puis envoyez les confirmations dès que le plan des stands est établi. Gardez une liste séparée des besoins alimentaires et des contraintes particulières.
Dessinez le plan avant de louer ou déplacer le mobilier : numérotez les stands, prévoyez l’itinéraire de circulation et laissez des passages assez larges pour les chariots et les secours.
Réservez l’électricité avant la dernière semaine et testez les machines à café, rallonges et multiprises la veille. Le matin même, sécurisez les câbles avec des attaches et du ruban de balisage.
Préparez la caisse, les terminaux de paiement, les boissons et les sandwiches la veille. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et affectez les bénévoles à des horaires précis plutôt que de compter sur les disponibilités spontanées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante du village ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la place, demander les autorisations, vérifier l’assurance et inviter les vendeurs. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les confirmations aux vendeurs ?: Envoyez-les dès que les inscriptions sont vérifiées et que le plan des stands est presque définitif, idéalement 2 à 3 semaines avant la brocante. Indiquez le numéro du stand, l’horaire d’arrivée et les éventuels besoins électriques ou alimentaires.
Quand installer les stands et les tentes ?: Commencez le balisage et le montage le matin même, environ 3 heures avant l’ouverture au public. Installez d’abord les tentes et les tables, puis les numéros de stands, l’électricité et les panneaux indicateurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une brocante ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse ou les paiements, 1 pour la buvette et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoutez un renfort pendant la première heure, quand les vendeurs arrivent souvent en même temps.

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