Organiser une brocante de Pâques sans rien laisser au hasard

Pour une brocante de Pâques, commencez par verrouiller le lieu, la date et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, gérez les inscriptions, dessinez le plan des stands et envoyez à chacun les informations pratiques. La dernière semaine sert à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer la caisse, les prix et les achats. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, les tentes et la signalétique avant l’arrivée des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations
3
Faire les réservations
4
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer les exposants du marché
8
Créer l'agencement du marché
2 personnes
9
Envoyer les informations aux participants
10
Publier la promotion en ligne
11
Planifier les bénévoles
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
16
Créer les numéros des stands du marché
17
Prévoir de la monnaie
18
Préparer la caisse
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Vérifier les prévisions météo

Événement

22
Contrôler le site
2 personnes
23
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Brancher l’électricité
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer les numéros des stands
2 personnes
31
Installer la caisse
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Préparer les en-cas
2 personnes
34
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
35
Accueillir les visiteurs
2 personnes
36
Tenir la caisse
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Encaisser les exposants
2 personnes

Suivi

43
Clôturer la caisse
2 personnes
44
Démonter le marché
5 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Nettoyer le site
4 personnes
48
Trier les matériaux
3 personnes
49
Retourner les matériels
2 personnes
50
Conserver les objets trouvés
51
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 16
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 40
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Chaises pliantes pour la caisseqté 4

Décoration

Décoration de Pâquesqté 12
Guirlandes de Pâquesqté 8
Panneaux avec les numéros de marchéqté 20
Panneaux de directionqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Ballonsqté 50

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Caisses à monnaieqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de travailqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de stands avant d’accepter les inscriptions : le plan doit préciser les emplacements, les numéros et les éventuels besoins en tables ou en portants.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la brocante : heure d’arrivée, emplacement, accès, matériel fourni et personne à contacter le matin même.
Préparez la caisse la veille. Comptez la monnaie, testez le terminal de paiement et gardez une caisse séparée pour éviter de mélanger les recettes avec les dépenses.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin. Les tentes, les rallonges, l’éclairage et les éléments de fixation doivent être contrôlés avant le montage.
Prévoyez une équipe d’installation présente au moins 2 heures avant l’ouverture. Les tables, tentes, panneaux et numéros de stands prennent généralement plus de temps que prévu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de Pâques ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations et le recrutement des exposants doivent être réglés avant de communiquer largement sur l’événement.
Quand confirmer les exposants d’une brocante ?: Arrêtez la liste définitive environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez encore le temps de refaire le plan, d’attribuer les numéros et de relancer les personnes qui n’ont pas confirmé.
Combien de temps faut-il pour installer une brocante ?: Prévoyez au minimum 2 heures avec plusieurs bénévoles pour installer les tentes, les tables, la signalétique et la caisse. Ajoutez du temps si le site est grand ou si le matériel doit être transporté sur une longue distance.
Que faut-il vérifier la veille d’une brocante de Pâques ?: Contrôlez la météo, la liste des exposants, les achats, la monnaie, le terminal de paiement et tout le matériel d’installation. Faites aussi un dernier passage sur le plan des stands et préparez les panneaux numérotés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.