Organiser une brocante avec garderie d’enfants
Pour organiser cette brocante, commencez par bloquer la date et le lieu, puis réservez rapidement les tentes, tables, stands et portants. Les inscriptions des vendeurs viennent ensuite : formulaire, relances, besoins alimentaires et confirmations doivent être suivis dans une même liste. Prévoyez aussi la garderie comme un espace séparé, avec un itinéraire clair et des bénévoles identifiés. La dernière semaine sert surtout à confirmer les effectifs, vérifier la météo et contrôler le matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Faire les réservations pour le matériel
- 3
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Recruter des vendeurs
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer les confirmations aux vendeurs
- 9
Établir la répartition des stands
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Créer les listes de prix et les panneaux
2 personnes
- 12
Envoyer les instructions aux vendeurs
- 13
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Gérer l'argent liquide et la monnaie
- 17
Vérifier le matériel
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
- 20
Contrôler le site et l'entrée
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Installer les stands et les portants à vêtements
4 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 24
Mettre en place les barrières et les itinéraires de circulation
2 personnes
- 25
Installer la décoration
2 personnes
- 26
Installer des flèches et des panneaux d'information
2 personnes
Événement
- 27
Accueil des vendeurs
3 personnes
- 28
Accompagner les vendeurs à leur stand
3 personnes
- 29
Gérer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
- 30
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 31
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
- 35
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
- 36
Annoncer le dernier tour de vente
- 37
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
- 38
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
- 39
Démonter les stands et les tables
4 personnes
- 40
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 41
Trier le matériel restant
2 personnes
- 42
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 44
Nettoyer et ranger le matériel
2 personnes
- 45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 46
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 30
- Portants à vêtementsqté 6
- Caisses de rangementqté 20
- Poteaux de délimitationqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Mégaphone à main
- Caisses à monnaieqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Verres à théqté 40
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 6
- Thermosqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 14
- Étiquettes de prixqté 300
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Verres doseursqté 2
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 4
Matériel de sport
- Coloriagesqté 100
- Crayons de couleurqté 40
- Tapis de jeuqté 4
- Jeux en plein airqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Lancez les inscriptions des vendeurs au moins 4 semaines avant la brocante. Demandez dès le formulaire les dimensions du stand, les besoins électriques et les besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
- Répartissez les stands avant d’envoyer les confirmations. Gardez les articles volumineux et les portants à vêtements dans des zones faciles d’accès, sans bloquer l’entrée ni l’itinéraire vers la garderie.
- Prévoyez au moins 2 bénévoles dédiés à l’accueil et à la circulation pendant l’installation. Les poteaux de délimitation, les panneaux d’information et un mégaphone facilitent les consignes lorsque plusieurs vendeurs arrivent en même temps.
- Testez les multiprises et rallonges la veille, puis refroidissez les boissons au plus tard la veille au soir. Pour le café et le thé, installez les machines, bouilloires, thermos et gobelets réutilisables sur une table distincte du passage principal.
- Préparez l’argent liquide, la monnaie et les terminaux de paiement avant l’ouverture. Comptez les caisses à monnaie avec 2 personnes et affichez les prix sur des étiquettes visibles pour limiter les questions aux stands et à l’espace café.
Questions fréquentes
- Quand lancer les inscriptions des vendeurs pour une brocante ?
- Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement, puis envoyez les confirmations dès que la répartition des stands est établie.
- Combien de bénévoles faut-il pour une brocante avec garderie d’enfants ?
- Prévoyez au minimum 2 bénévoles à l’accueil, 2 pour l’installation et 2 pour la garderie, à adapter selon la durée et la fréquentation. Organisez des relais de 2 heures afin que personne ne reste au même poste toute la journée.
- Quand installer les stands et les tentes de réception ?
- Faites l’installation le jour même au moins 2 heures avant l’arrivée des vendeurs. Contrôlez d’abord l’entrée, les itinéraires et les branchements, puis installez les tables, chaises, stands, portants et décoration.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour une brocante ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez les boissons au frais la veille pour éviter de manquer de stock au début.
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