Cómo organizar un mercadillo de guardería paso a paso

Un mercadillo de guardería funciona mejor cuando separas la organización en tres fases: vendedores, logística y montaje. Empieza confirmando la fecha y el lugar, y abre después las inscripciones con normas claras sobre horarios, puestos y precios. Cuando sepas cuántos vendedores participan, podrás distribuir las mesas, reservar el material y asignar voluntarios. La última semana se centra en las confirmaciones, la compra, el dinero en efectivo y la revisión del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Hacer reservas de material
3
Crear formulario de inscripción para vendedores
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Reclutar vendedores
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar confirmaciones a los vendedores
9
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Crear listas de precios y carteles
2 personas
12
Enviar instrucciones a los vendedores
13
Publicar promoción en redes sociales
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Hacer la compra
2 personas
16
Preparar efectivo y cambio
17
Comprobar el material
2 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar el punto de café y té
2 personas
20
Comprobar el recinto y la entrada
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Colocar puestos y percheros
4 personas
23
Montar las carpas
4 personas
24
Colocar vallas y recorridos
2 personas
25
Colgar la decoración
2 personas
26
Colocar flechas y paneles informativos
2 personas

Evento

27
Recibir a los vendedores
3 personas
28
Guiar a los vendedores hasta su puesto
3 personas
29
Atender la caja y el registro
2 personas
30
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
31
Coordinar el rincón infantil
2 personas
32
Servir café y té
2 personas
33
Rellenar las bebidas
34
Reponer los aperitivos
35
Comprobar la basura y las mesas
2 personas
36
Anunciar la última ronda de ventas
37
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
38
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

39
Desmontar los puestos y las mesas
4 personas
40
Desmontar las carpas
4 personas
41
Clasificar los artículos sobrantes
2 personas
42
Recoger y llevar la basura
2 personas
43
Limpiar el lugar
3 personas
44
Limpiar y guardar el material
2 personas
45
Devolver el material prestado
2 personas
46
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillascant. 30
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Postes de delimitacióncant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Megáfono de mano
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 8
Jarras para servircant. 6
Termoscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 14
Etiquetas de preciocant. 300
Paneles informativoscant. 8
Pizarrascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Sets de escobacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Material deportivo

Libros para colorearcant. 100
Lápices de colorescant. 40
Colchonetas de juegocant. 4
Juegos al aire librecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes y pide nombre, contacto, tipo de productos, necesidades de mesa y preferencias dietéticas. Cierra las inscripciones con una fecha concreta para poder preparar la distribución.
Envía a cada vendedor la confirmación y las instrucciones entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el puesto asignado, qué debe traer y cuándo debe desmontar para evitar cambios el mismo día.
Prepara la distribución cuando conozcas el número final de vendedores: deja pasillos de aproximadamente 1,5 metros y coloca los puestos cerca de la entrada solo si no bloquean el acceso. Marca recorridos y zonas con postes de delimitación.
Calcula las bebidas y el café por separado: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y ten listas las máquinas de café, las teteras, los termos y las neveras portátiles antes de abrir.
Comprueba el efectivo, el cambio y los terminales de pago como mínimo el día anterior. Revisa también cables, regletas, carpas, mesas y percheros; los problemas de electricidad y el montaje de las carpas suelen descubrirse demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de guardería?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva entonces el material y confirma el recinto; deja las inscripciones abiertas durante unas 2 o 3 semanas para conocer el número real de vendedores.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Ciérralas al menos 7 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para distribuir los puestos, asignar voluntarios, preparar las etiquetas de precio y enviar las instrucciones finales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo de guardería?: Calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 vendedores y añade al menos 2 personas para la entrada, los cobros y las bebidas. Refuerza el equipo durante la primera hora, cuando coinciden la llegada y el montaje.
¿Cuándo hay que montar las carpas y los puestos?: Haz el montaje entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Coloca primero las carpas y las zonas delimitadas, después las mesas, sillas, percheros y carteles, y reserva los últimos 30 minutos para revisar la entrada y el punto de café.

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