Kinderbetreuung-Flohmarkt organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Kinderbetreuung-Flohmarkt müssen Verkauf und Kinderbetreuung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Ort und dem Betreuungsbedarf, bevor du Werbung verschickst. Danach folgen Verkäuferanmeldungen, Standplanung, Helfereinteilung und Materialreservierungen. Plane den Aufbau so, dass Eingänge, Laufwege und der Betreuungsbereich spätestens 60 Minuten vor Beginn kontrolliert werden können. Besonders häufig fehlen Wechselgeld, klare Verkäuferinformationen und eine Lösung für schlechtes Wetter.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Materialreservierungen vornehmen
3
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Verkäufer anwerben
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Verkäuferbestätigungen versenden
9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Preisliste und Schilder erstellen
2 Personen
12
Verkäuferanweisungen versenden
13
Werbung in sozialen Medien posten
14
Wettervorhersage prüfen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Bargeld und Wechselgeld organisieren
17
Material prüfen
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
20
Gelände und Eingang kontrollieren
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Stände und Kleiderständer aufstellen
4 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Absperrungen und Laufwege aufstellen
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Pfeile und Informationsschilder anbringen
2 Personen

Event

27
Verkäufer empfangen
3 Personen
28
Verkäufer zu ihrem Stand begleiten
3 Personen
29
Kasse und Anmeldung besetzen
2 Personen
30
Besucher begrüßen
2 Personen
31
Kinderbereich betreuen
2 Personen
32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
34
Snacks auffüllen
35
Abfall und Tische kontrollieren
2 Personen
36
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
37
Verkäufer auschecken
2 Personen
38
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

39
Stände und Tische abbauen
4 Personen
40
Partyzelte abbauen
4 Personen
41
Übrig gebliebene Sachen sortieren
2 Personen
42
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
43
Location reinigen
3 Personen
44
Material reinigen und verstauen
2 Personen
45
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
46
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
StühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmegafon
GeldkassettenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
Mehrweg-TellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 14
PreisschilderAnz. 300
InfotafelnAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
BesensetsAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Sportmaterial

MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 40
SpielmattenAnz. 4
Spiele im FreienAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist für Verkäufer mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Flohmarkt fest. Frage im Formular auch nach Ernährungswünschen und verschicke die Bestätigung erst, wenn Standplatz und Ankunftszeit feststehen.
Erstelle die Standaufteilung nach Tischbreite und Kleiderständern, nicht nur nach der Zahl der Verkäufer. Schicke den Plan spätestens 3 Tage vorher zusammen mit Einlasszeit, Preisen und Verkäuferanweisungen.
Teile Freiwillige in feste Zeitblöcke ein: mindestens eine Person für Eingang und Laufwege sowie eine für die Kinderbetreuung. Plane zusätzlich eine Ersatzperson ein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
Bereite Kaffee, Tee und gekühlte Getränke erst am Veranstaltungstag vor, aber prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel und Thermoskannen am Vortag. So fällt ein fehlendes Kabel oder eine defekte Geldkassette nicht beim Aufbau auf.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Absperrungen und geschützte Laufwege. Bargeld und Wechselgeld solltest du ebenfalls am Vortag organisieren; Kartenterminals brauchen zusätzlich eine Funktionsprüfung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kinderbetreuung-Flohmarkt organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Materialreservierungen und der Suche nach Verkäufern. Die endgültige Standaufteilung und Helfereinteilung sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderbetreuung-Flohmarkt?: Plane mindestens eine Person für den Eingang, eine für die Kinderbetreuung und eine für Aufbau oder Laufwege ein. Bei mehr als 20 Verkaufsständen solltest du zusätzlich eine Ersatzperson und eine weitere Betreuungskraft einteilen.
Wann sollte man die Verkäuferbestätigung verschicken?: Verschicke sie innerhalb von 2 bis 3 Tagen nach der Anmeldung, sobald Standplatz und Ankunftszeit geklärt sind. Die vollständigen Anweisungen mit Aufbau, Preisen und Regeln sollten spätestens 72 Stunden vor Beginn rausgehen.
Was muss man bei schlechtem Wetter für den Flohmarkt vorbereiten?: Prüfe die Vorhersage 24 Stunden vorher und halte Partyzelte, geschützte Wege sowie eine klare Eingangsregelung bereit. Tische, Kleidung und Infomaterial sollten nicht ungeschützt im Regen stehen; lege deshalb frühzeitig einen Ausweichbereich fest.

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