Organiser une braderie sans perdre le fil

Une braderie réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis les exposants, la circulation et le matériel. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser le temps de traiter les inscriptions et de réserver les stands, tables et sanitaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins, vérifier la météo, préparer les prix et organiser l’installation. Ce plan rassemble les points qui sont le plus souvent oubliés ou réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Gérer les autorisations et les déclarations
3
Vérifier l’assurance
4
Demander une fermeture de rue
5
Réserver les sanitaires
6
Réserver les stands et les tables
7
Répertorier les points d’alimentation électrique
8
Recruter des stands de vente
2 personnes
9
Envoyer les conditions de participation
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Répartir les exposants
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les informations aux exposants
16
Établir le plan de parking et de chargement
2 personnes
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Créer une liste de contacts
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Changer l'argent liquide
23
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
24
Déterminer les prix de vente
2 personnes
25
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
26
Imprimer le plan
27
Imprimer le déroulé
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Tester les guirlandes lumineuses
2 personnes
30
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
31
Contrôler le site
2 personnes
32
Installer les barrières
4 personnes
33
Décharger les stands
6 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Marquer les stands de vente
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
40
Brancher l’électricité
2 personnes
41
Installer l'éclairage
3 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Aménager le point d’information
2 personnes
44
Installer le point de paiement
2 personnes
45
Aménager le point de restauration
4 personnes
46
Préparer les en-cas
4 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Afficher les tarifs
2 personnes
49
Installer les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
52
Tester le son
2 personnes
53
Faire la ronde d’ouverture
2 personnes

Événement

54
Accueillir les visiteurs
4 personnes
55
Tenir le point d'information
2 personnes
56
Accompagner les ventes
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Servir les boissons
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes
2 personnes
63
Maintenir le site propre
2 personnes
64
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
65
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
66
Clôturer les ventes
2 personnes
67
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

68
Clôturer la caisse
2 personnes
69
Accompagner le déchargement des exposants
4 personnes
70
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
71
Démonter les stands
6 personnes
72
Démonter les tentes de fête
6 personnes
73
Retirer l'éclairage
3 personnes
74
Retirer la décoration
3 personnes
75
Rassembler les déchets
4 personnes
76
Nettoyer le site
4 personnes
77
Retirer les barrières
4 personnes
78
Rapporter le matériel
3 personnes
79
Retourner les matériels de location
2 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
82
Trier le stock restant
2 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés
84
Remettre le lieu en état
2 personnes
85
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
86
Rassembler les factures
87
Remercier les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 10
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes sur batterieqté 2
Microphone
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Vitrines réfrigéréesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Pains de glaceqté 24
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Banderolesqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Porte-prixqté 30
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations avant de recruter les exposants. Une fermeture de rue ou une déclaration peut demander plusieurs semaines ; vérifiez aussi l’assurance dès le départ.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez les conditions de participation avec les informations pratiques. Prévoyez ensuite quelques jours pour répartir les exposants et mettre à jour la liste des participants.
Dessinez le plan avant de louer ou d’installer le matériel : emplacement des stands, tables, alimentation électrique, sanitaires, stationnement et zone de chargement. Gardez des passages dégagés pour les visiteurs et les chariots de transport.
Désignez les bénévoles par créneau et par mission, avec une liste de contacts accessible le jour même. Prévoyez au moins une personne pour l’accueil, une pour les imprévus et une pour suivre l’installation.
Préparez les ventes et la restauration la veille : étiquettes de prix, monnaie, terminaux de paiement, produits frais réfrigérés et pains de glace. Testez les rallonges, multiprises, machines à café et enceintes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le matériel, de recruter les exposants et de régler les questions de circulation.
Quand faut-il lancer les inscriptions des exposants ?: Lancez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la braderie. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement pour établir le plan des emplacements.
Combien de bénévoles prévoir pour une braderie ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et la coordination, puis 1 personne pour chaque zone ou mission importante. Pour une braderie de taille moyenne, comptez souvent 6 à 10 bénévoles, répartis en équipes de 2 à 3 heures.
Quand vérifier la météo et préparer le matériel ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Préparez les tentes, tables, rallonges, glacières, signalétique et protections contre la pluie au plus tard le jour précédent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.