Cómo organizar una feria paso a paso

Organizar una feria empieza mucho antes de montar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos, seguro, aseos y electricidad; después confirma expositores, ventas y voluntariado. La última semana se centra en asignar espacios, comunicar horarios, preparar pagos, alimentos y señalización. Esta guía te ayuda a seguir ese orden y a evitar los problemas que suelen aparecer cuando la carga, las conexiones eléctricas o la información a los participantes se dejan para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Gestionar permisos y notificaciones
3
Comprobar el seguro
4
Solicitar el corte de calle
5
Reservar instalaciones de aseo
6
Reservar puestos y mesas
7
Registrar los puntos de conexión eléctrica
8
Contratar puestos de venta
2 personas
9
Enviar las condiciones de participación
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Asignar puestos a los expositores
2 personas
13
Actualizar la lista de participantes
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Enviar información a los expositores
16
Elaborar el plan de aparcamiento y carga
2 personas
17
Reclutar voluntarios
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Crear una lista de contactos
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
3 personas
22
Cambiar efectivo
23
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
24
Fijar los precios de venta
2 personas
25
Preparar etiquetas de precios
2 personas
26
Imprimir el plano
27
Imprimir el plan de trabajo
28
Reunir los materiales
3 personas
29
Probar las guirnaldas de luces
2 personas
30
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
31
Inspeccionar el recinto
2 personas
32
Colocar las barreras
4 personas
33
Descargar los puestos
6 personas
34
Montar las carpas
6 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Marcar los puestos de venta
2 personas
38
Recibir a los expositores
3 personas
39
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
40
Conectar la corriente
2 personas
41
Colgar la iluminación
3 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Montar el punto de información
2 personas
44
Montar el punto de pago
2 personas
45
Montar el punto de catering
4 personas
46
Preparar aperitivos
4 personas
47
Enfriar las bebidas
2 personas
48
Colgar listas de precios
2 personas
49
Colocar cubos de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
2 personas
51
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
52
Probar el sonido
2 personas
53
Realizar la ronda de apertura
2 personas

Evento

54
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
55
Atender el punto de información
2 personas
56
Supervisar la venta
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Servir las bebidas
3 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Reponer café y té
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Comprobar los baños
2 personas
63
Mantener limpio el recinto
2 personas
64
Comprobar la iluminación y la electricidad
65
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
66
Cerrar ventas
2 personas
67
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

68
Cerrar la caja
2 personas
69
Coordinar la descarga de los expositores
4 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Desmontar los puestos
6 personas
72
Desmontar las carpas
6 personas
73
Retirar la iluminación
3 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Recoger la basura
4 personas
76
Limpiar el recinto
4 personas
77
Retirar las barreras
4 personas
78
Devolver los materiales
3 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Lavar la vajilla
3 personas
81
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
82
Clasificar el stock sobrante
2 personas
83
Registrar objetos perdidos
84
Entregar la ubicación
2 personas
85
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
86
Recopilar facturas
87
Agradecer a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 10
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces con bateríacant. 2
Micrófono
Terminales de pago móvilescant. 2
Vitrinas refrigeradascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6
Jarras para servircant. 6
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de servir de aluminiocant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Banderolascant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Portaprecioscant. 30
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Tramita con antelación el seguro, las notificaciones necesarias y el posible corte de calle; sin estas confirmaciones no conviene comprometer puestos ni enviar invitaciones definitivas.
Define el plano antes de asignar expositores. Reserva espacio para puestos, mesas, carpas, aseos, carga y aparcamiento, y registra cada punto de conexión eléctrica para no sobrecargar regletas ni alargadores el día de la feria.
Envía a los expositores un único documento con horarios de llegada, normas, ubicación del puesto, acceso para carga y datos de contacto. Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas antes de cerrar la lista, y actualiza los cambios hasta la semana del evento.
Organiza el equipo por turnos y funciones concretas. Asigna voluntarios para montaje, orientación, cobros y desmontaje, y prepara una lista de contactos; contar con un responsable por área evita que todas las incidencias terminen en la misma persona.
Haz las compras y la preparación final en las últimas 24-48 horas según el producto. Enfría lo refrigerado, comprueba el pronóstico, cambia efectivo, prueba los terminales de pago y coloca los precios antes de abrir, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y proveedores. Deja las asignaciones de puestos y la información final a los expositores para las 2 semanas previas.
¿Qué se necesita para organizar una feria en la calle?: Necesitas confirmar el uso del espacio, gestionar permisos y notificaciones, y solicitar el corte de calle si corresponde. Hazlo al menos 6 semanas antes y añade un plan de aparcamiento, carga, aseos y conexiones eléctricas.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Asigna los puestos entre 10 y 14 días antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Envía entonces la ubicación, el horario de montaje, las condiciones de participación y las instrucciones de carga.
¿Cuánta bebida y comida hay que preparar para una feria?: Para el primer tramo de 2 horas, calcula aproximadamente 2-3 bebidas por persona y ajusta la comida al número confirmado de participantes. Compra los productos refrigerados con 24-48 horas de margen y manténlos fríos hasta el servicio.

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