So organisierst du eine Fahrradtauschbörse

Bei einer Fahrradtauschbörse müssen Verkauf, Annahme, Abholung und Beratung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Ort, Datum und einem klaren Teilnehmerformular, bevor du Werbung machst. Plane getrennte Bereiche für Fahrräder, Registrierung, Bezahlung und Rückgabe ein. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Helfer für die Ausgabe, eindeutige Fahrradregeln und eine Bargeldreserve.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Teilnehmerformular erstellen
4
Anmeldeformular veröffentlichen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Veranstaltung ankündigen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Teilnehmer bestätigen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Fahrradregeln aufstellen
2 Personen
12
Rückgabebedingungen veröffentlichen
13
Freiwilligenplan erstellen
14
Aufgabenverteilung bestätigen
2 Personen
15
Zahlungsart festlegen
2 Personen
16
Bargeldreserve zurücklegen
17
Tische und Stühle reservieren
18
Fahrradständer reservieren
19
Transport organisieren
2 Personen
20
Lageplan erstellen
21
Beschilderung entwerfen
22
Preisliste erstellen
23
Anmeldeformulare drucken
24
Fahrradanhänger drucken
25
Freiwillige einweisen
2 Personen
26
Bestand prüfen
2 Personen
27
Materialien zusammenstellen
3 Personen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Dokumente sortieren
2 Personen
30
Fahrradanhänger bündeln
2 Personen
31
Getränke kühlen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
3 Personen
33
Ort überprüfen
2 Personen
34
Ladezone freimachen
2 Personen
35
Zelte aufbauen
4 Personen
36
Tische aufstellen
4 Personen
37
Stühle aufstellen
3 Personen
38
Fahrradständer aufstellen
4 Personen
39
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
40
Werkstatt einrichten
3 Personen
41
Teststrecke abstecken
3 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Zahlstelle einrichten
2 Personen
44
Catering bereitstellen
3 Personen
45
Briefing durchführen
6 Personen

Event

46
Anmelder empfangen
3 Personen
47
Fahrräder registrieren
3 Personen
48
Fahrräder kennzeichnen
3 Personen
49
Fahrräder kontrollieren
3 Personen
50
Fahrräder aufstellen
4 Personen
51
Besucher informieren
2 Personen
52
Probefahrten begleiten
2 Personen
53
Fahrradreparaturen begleiten
2 Personen
54
Verkaufstransaktionen erfassen
2 Personen
55
Zahlungen abwickeln
2 Personen
56
Getränke servieren
2 Personen
57
Snacks servieren
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Fahrradausgabe begleiten
3 Personen
61
Letzten Verkauf abschließen
3 Personen
62
Übrig gebliebene Fahrräder markieren
2 Personen
63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Fahrräder sicher abstellen
3 Personen

Nachbereitung

65
Fahrradständer abbauen
4 Personen
66
Zelte abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
68
Verbleibende Fahrräder übergeben
2 Personen
69
Materialien sortieren
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Abfall entsorgen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
75
Bargeld einzahlen
2 Personen
76
Teilnehmer über Restfahrräder informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
FahrradständerAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 8
StehtischeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
AkkuschrauberAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 4

Werkzeug

FahrradreparaturständerAnz. 2
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
SteckschlüsselsätzeAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
ReifenheberAnz. 6
KettenstanzenAnz. 2
Moment-Schraubenschlüssel
ZangenAnz. 4
MessbänderAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 8

Fahrradzubehör

SchläucheAnz. 20
KlebesetsAnz. 10
FahrradpumpenschläucheAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
SchmiermittelAnz. 3
PutztücherAnz. 30
FahrradständerAnz. 6

Beschilderung

WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 20
SchildhalterAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4

Büro

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
Wasserfeste StifteAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 6
PapierformulareAnz. 250
EtikettenAnz. 300
FarbaufkleberAnz. 300
SeilAnz. 4
SchreibblöckeAnz. 6
UmschlägeAnz. 100

Zahlung

Kassabox
GeldzählschalenAnz. 2
QuittungsblöckeAnz. 3
Bargeld-Wechselgeld

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kästen
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
WasserkannenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Annahme- und Abholzeiten getrennt fest und veröffentliche sie zusammen mit den Rückgabebedingungen. So wissen Anbieter, wann sie ihr Fahrrad bringen müssen und bis wann nicht verkaufte Räder abgeholt werden.
Plane pro Schicht mindestens zwei Helfer für Registrierung und Ausgabe ein. Erstelle den Freiwilligenplan frühzeitig und bestätige die Aufgaben spätestens einige Tage vor der Veranstaltung.
Ordne den Platz mit Fahrradständern, Tischen und Absperrgittern, bevor du den Lageplan veröffentlichst. Markiere Eingang, Anmeldung, Verkaufsfläche, Bezahlstelle und Rückgabe deutlich.
Bereite eine Preisliste, gedruckte Anmeldeformulare und Fahrradanhänger vor. Ein Anhänger mit Nummer, Preis und Kontaktdaten verhindert, dass ähnliche Fahrräder verwechselt werden.
Richte einen kleinen Reparaturbereich mit Fahrradpumpen, Reparaturständer und gängigem Werkzeug ein. Lege außerdem Schläuche, Klebesets, Kabelbinder und Putztücher bereit, damit einfache Kontrollen vor Ort möglich sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fahrradtauschbörse organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Festlegung von Datum und Uhrzeiten. In den letzten 2 Wochen sollten Anmeldung, Helferplan, Beschilderung und Material abgeschlossen werden.
Wie viele Helfer braucht eine Fahrradtauschbörse?: Plane mindestens zwei Helfer für die Anmeldung, zwei für die Fahrradannahme und zwei für Verkauf oder Ausgabe pro Schicht ein. Bei vielen Fahrrädern kommt zusätzlich eine Person für Bezahlung und eine für die Rückgabe hinzu.
Was muss auf einem Fahrradanhänger stehen?: Notiere mindestens eine eindeutige Nummer, den verlangten Preis und die Zuordnung zum Anbieter. Drucke die Anhänger vorab und befestige sie direkt bei der Annahme am Fahrrad.
Wie organisiert man die Rückgabe nicht verkaufter Fahrräder?: Veröffentliche eine feste Rückgabezeit bereits mit der Anmeldung und bestätige sie nochmals vor der Veranstaltung. Plane dafür mindestens zwei Helfer und einen getrennten Rückgabebereich ein.

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