Organiser une bazar sans oublier les détails

Une bazar réussie se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, cadrer le budget, recruter les exposants, puis organiser les stands et les bénévoles. Commence par établir un calendrier à rebours, car les inscriptions, les autorisations et la collecte des lots prennent souvent plus de temps que prévu. Les dernières journées servent surtout à trier les prix, préparer la monnaie, vérifier les achats et contrôler l’installation. Le jour J, une inspection du site avant l’ouverture évite la plupart des blocages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Établir le budget
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Répartir les stands
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Distribuer les flyers
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Collecter des lots pour la tombola
3 personnes
11
Créer la playlist musicale
12
Choisir des jeux pour enfants
2 personnes
13
Vérifier les réservations
14
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Réserver des caisses à monnaie
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Trier le stock
3 personnes
20
Trier les prix
3 personnes
21
Préparer les étiquettes
2 personnes
22
Préparer la monnaie
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Décharger les stands
6 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Installer les tentes de fête
6 personnes
28
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Aménager les stands
8 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Afficher les tarifs
2 personnes
33
Installer la table de tombola
2 personnes
34
Préparer les jeux pour enfants
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
3 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Approvisionner les caisses
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Tenir les stands
8 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
50
Réapprovisionner les tables de vente
3 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Vendre les billets de tombola
2 personnes
54
Annoncer la tombola
55
Organiser la tombola
3 personnes
56
Fermer les stands
8 personnes
57
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
58
Fermer les caisses
3 personnes
59
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
66
Empiler les chaises
3 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Ramener les stands
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Conserver les objets trouvés
71
Compter le produit de la caisse
2 personnes
72
Stock inutilisé à ranger
2 personnes
73
Évacuer les restes périssables
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bancs pliantsqté 6
Pinces de nappeqté 14

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateauxqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Vases à fleursqté 8
Fleurs artificiellesqté 24
Panneaux avec les numéros de standqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de vente

Caisses à monnaieqté 4
Étiquettes de prixqté 300
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Bacs à monnaieqté 12
Carnets de caisseqté 6
Stylosqté 20
Calculatricesqté 4
Sacsqté 150
Rouleaux de papier cadeauqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8

Tombola

Tambour de tombola
Bacs à billetsqté 4
Présentoirs de prixqté 12

Jeux pour enfants

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Corde de tir à la corde
Jeux en boisqté 4
Tapis de jeuqté 4
Crayons de couleurqté 24
Coloriagesqté 150
Petits lotsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence 8 à 12 semaines avant la bazar par la date, le lieu, les autorisations et le budget. Sans ces quatre éléments, les invitations et les réservations risquent d’être lancées trop tôt.
Contacte les exposants au moins 6 semaines à l’avance et garde un tableau avec leurs besoins. Répartis ensuite les stands sur un plan, en laissant des passages suffisamment larges pour décharger et circuler.
Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne clairement responsable de l’ouverture, de la caisse et de la fermeture. Les changements de poste doivent être écrits, pas seulement annoncés oralement.
Pour la tombola, commence à collecter les lots 4 à 6 semaines avant et trie les prix par catégorie. Prépare les étiquettes et la monnaie la veille : ces tâches sont souvent repoussées jusqu’au moment où les visiteurs arrivent.
Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Inspecte les accès, installe les tables et les stands, vérifie les réservations, puis contrôle les boissons, la vaisselle, le café et la sonorisation avant de décharger le reste.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une bazar ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les invitations et la collecte des lots doivent être lancés dans les premières semaines.
Combien de temps prévoir pour installer une bazar ?: Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs stands ou tentes doivent être montés. Garde 30 minutes supplémentaires pour l’inspection finale et les imprévus.
Quand contacter les exposants pour une bazar ?: Contacte-les environ 6 semaines avant l’événement et fixe une date limite d’inscription. Cela laisse le temps de traiter les besoins alimentaires et de dessiner l’agencement des stands.
Que préparer la veille d’une bazar ?: La veille, trie le stock et les prix, prépare les étiquettes et la monnaie, puis vérifie la liste des courses et les réservations. Prépare aussi le planning des bénévoles pour éviter les absences non couvertes le matin.

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