Einen Basar Schritt für Schritt organisieren
Ein Basar steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst Ort, Genehmigungen und Budget klären, dann Stände, Helfer und Besucherinformation organisieren. Plane die Standaufteilung früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche zentral. Kurz vor dem Termin werden Preise, Etiketten, Wechselgeld und Vorräte vorbereitet. Am Veranstaltungstag brauchst du eine feste Reihenfolge für Öffnen, Kontrolle, Ausladen und den Aufbau der Stände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Budget erstellen
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Stände aufteilen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Flyer verteilen
3 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Preise für die Tombola beschaffen
3 Personen
- 11
Musik-Playlist erstellen
- 12
Spiele für Kinder auswählen
2 Personen
- 13
Reservierungen prüfen
- 14
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
- 15
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 16
Geldkassetten reservieren
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Vorräte sortieren
3 Personen
- 20
Preise sortieren
3 Personen
- 21
Etiketten vorbereiten
2 Personen
- 22
Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Gelände inspizieren
2 Personen
- 25
Stände ausladen
6 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 28
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Stände einrichten
8 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Preisliste aufhängen
2 Personen
- 33
Verlosungstisch aufbauen
2 Personen
- 34
Kinderspiele bereitlegen
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Kassen auffüllen
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Kasse bedienen
2 Personen
- 44
Besucher begrüßen
2 Personen
- 45
Stände besetzen
8 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kinderspiele betreuen
3 Personen
- 50
Verkaufstische auffüllen
3 Personen
- 51
Abfall sammeln
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 53
Verlosungslose verkaufen
2 Personen
- 54
Tombola ankündigen
- 55
Verlosung durchführen
3 Personen
- 56
Stände schließen
8 Personen
- 57
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
- 58
Kassen abschließen
3 Personen
- 59
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Essensreste verpacken
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
- 66
Stühle stapeln
3 Personen
- 67
Material inventarisieren
2 Personen
- 68
Stände zurückbringen
3 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Fundgegenstände aufbewahren
- 71
Kasseneinnahmen zählen
2 Personen
- 72
Ungenutzte Vorräte lagern
2 Personen
- 73
Verderbliche Reste entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- KlappbänkeAnz. 6
- TischdeckenhalterAnz. 14
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- TablettsAnz. 8
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
- LampenstativeAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- KreidetafelnAnz. 12
- KreidestifteAnz. 12
- BlumenvasenAnz. 8
- KunstblumenAnz. 24
- Schilder mit StandnummernAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
Verkaufsmaterial
- GeldkassettenAnz. 4
- PreisetikettenAnz. 300
- PreisschildständerAnz. 30
- KleingeldschalenAnz. 12
- KassenblöckeAnz. 6
- StifteAnz. 20
- TaschenrechnerAnz. 4
- TaschenAnz. 150
- GeschenkpapierrollenAnz. 6
- KlebebandrollenAnz. 12
- ScherenAnz. 8
Verlosung
- Losbox
- LosboxenAnz. 4
- PreisanzeigenAnz. 12
Kinderspiele
- Ringwurf-Set
- Blechwurfsatz
- Tauziehseil
- HolzspieleAnz. 4
- SpielmattenAnz. 4
- BuntstifteAnz. 24
- MalvorlagenAnz. 150
- PreisgeschenkeAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- BesenAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- PapierhandtuchhalterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Standaufteilung mindestens 2 Wochen vorher fest und zeichne sie maßstabsnah ein. So erkennst du rechtzeitig, ob Marktstände, Tische, Kleiderständer und Laufwege zusammenpassen.
- Bestätige Standbetreiber und Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Basar. Erfasse dabei auch besondere Ernährungswünsche, damit Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
- Plane für jede Geldkassette eine verantwortliche Person und lege das Wechselgeld vor dem Einlass bereit. Preise, Etiketten und Tombolagewinne sollten getrennt sortiert und beschriftet sein.
- Erstelle den Freiwilligenplan mit Schichten von 2 bis 3 Stunden. Berücksichtige dabei eigene Teams für Aufbau, Kasse, Verpflegung, Kinderangebote und Abbau statt alle Helfer gleichzeitig einzuplanen.
- Öffne das Gelände mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Zelt, Stände, Tische und Strom, stelle danach Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit und lade erst dann die Waren aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Basar organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Standbetreiber und Einladungen brauchen Vorlauf; die genaue Standaufteilung und der Helferplan sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin stehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Basars?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen eher 3 Stunden. Öffne das Gelände zuerst für die Kontrolle und teile anschließend das Ausladen und Einrichten der Stände auf.
- Was muss man bei einem Basar für die Tombola vorbereiten?
- Beschaffe die Preise spätestens 2 Wochen vorher und sortiere sie nach Gewinnstufen. Bereite außerdem Etiketten, eine übersichtliche Preisliste und getrenntes Wechselgeld vor, damit die Ausgabe nicht die Kasse aufhält.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Basar?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Kasse, Verpflegung, Kinderangebote und Abbau. Bei wechselnden Schichten von 2 bis 3 Stunden brauchst du entsprechend zusätzliche Helfer, damit niemand den ganzen Tag durchgehend arbeitet.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!