Zo organiseer je een bazaar zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie, begroting en eventuele vergunningen; pas daarna leg je de opzet aan kraamhouders uit. Werk vervolgens naar buiten toe: deelnemers en bezoekers uitnodigen, aanmeldingen verwerken en de kraamindeling vastleggen. Plan in de laatste week vooral de praktische controle van voorraad, prijzen, wisselgeld en het vrijwilligersrooster. Op de dag zelf draait een bazaar om een strakke opening: terrein inspecteren, kramen uitladen en elke kraam op tijd verkoopklaar maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Kramen verdelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Flyers verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Prijzen voor verloting werven
3 personen
11
Muziek afspeellijst maken
12
Spellen voor kinderen kiezen
2 personen
13
Reserveringen controleren
14
Kraamindeling tekenen
2 personen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Geldkistjes reserveren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Voorraad sorteren
3 personen
20
Prijzen sorteren
3 personen
21
Etiketten voorbereiden
2 personen
22
Wisselgeld klaarleggen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Kramen uitladen
6 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
27
Partytenten opzetten
6 personen
28
Stroompunten aansluiten
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Kramen inrichten
8 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Prijslijsten ophangen
2 personen
33
Verlotingstafel klaarzetten
2 personen
34
Kinderspellen klaarzetten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Kassa's vullen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Kassa bemannen
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
2 personen
45
Kramen bemannen
8 personen
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Kinderspellen begeleiden
3 personen
50
Verkooptafels aanvullen
3 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Verlotingsloten verkopen
2 personen
54
Verloting aankondigen
55
Verloting uitvoeren
3 personen
56
Kramen sluiten
8 personen
57
Laatste drankronde serveren
2 personen
58
Kassa's afsluiten
3 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Etensresten verpakken
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Tenten en tafels afbreken
6 personen
66
Stoelen stapelen
3 personen
67
Materiaal inventariseren
2 personen
68
Kramen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren
71
Kassaopbrengst tellen
2 personen
72
Ongebruikte voorraad opslaan
2 personen
73
Bederfelijke resten afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klapbankenaantal 6
Tafelkleedhoudersaantal 14

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Lampstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Bloemenvazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 24
Bordjes met kraamnummersaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verkoopmateriaal

Geldkistjesaantal 4
Prijsetikettenaantal 300
Prijskaartstandaardsaantal 30
Kleingeldbakjesaantal 12
Kassablokkenaantal 6
Pennenaantal 20
Rekenmachinesaantal 4
Tassenaantal 150
Inpakpapierrollenaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Scharenaantal 8

Verloting

Verlotingstrommel
Lootjesbakjesaantal 4
Prijzendisplaysaantal 12

Kinderspellen

Ringwerpset
Blikwerpset
Touwtrektouw
Houten spellenaantal 4
Speelmattenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurplatenaantal 150
Prijspresentjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en noteer per kraam hoeveel ruimte nodig is. Zo voorkom je dat partytenten, marktkramen en kledingrekken elkaar op de opbouwdag blokkeren.
Zet het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf vast en wijs aparte mensen aan voor openen, geldbeheer, catering en opruimen. Een rooster met alleen algemene namen laat juist op drukke momenten gaten vallen.
Sorteer prijzen, etiketten en voorraad per kraam voordat je naar de locatie gaat. Leg wisselgeld per geldkistje klaar; dat is sneller te controleren dan één gezamenlijke voorraad muntgeld.
Controleer dieetwensen en reserveringen uiterlijk 48 uur voor de bazaar. Stem daarna servies, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen af op het werkelijke aanbod.
Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen en inspecteren. Controleer looproutes, stroom, tenten, tafels en geluidsapparatuur voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bazaar organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor vergunningen, kraamhouders, uitnodigingen, verlotingsprijzen en een vrijwilligersrooster. Reserveer de laatste week voor voorraad, etiketten en wisselgeld.
Hoe maak je een goede kraamindeling voor een bazaar?: Teken de indeling zodra de aanmeldingen bekend zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Houd looppaden vrij en zet kramen met vergelijkbare activiteiten bij elkaar. Plan ook ruimte voor partytenten, tafels, stoelen en een eventuele kinderhoek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bazaar?: Reken op minimaal één vrijwilliger per hoofdtaak: opening, geldbeheer, catering, informatie en opruimen. Voor een kleine bazaar zijn 5 tot 8 mensen een bruikbaar uitgangspunt; bij meerdere geldkistjes of veel kramen zijn extra wissels nodig.
Wanneer moet je het wisselgeld voor een bazaar klaarleggen?: Leg het wisselgeld uiterlijk de avond ervoor per geldkistje klaar en controleer het bedrag met twee personen. Bewaar de geldkistjes tot de opening afgesloten. Zo voorkom je zoeken naar muntgeld terwijl de eerste bezoekers al binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.