Organiser un bazar sans oublier les détails

Un bazar demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les stands, les bénévoles, la tombola et l’accueil du public, tout en gardant un œil sur le budget. Cette checklist de 73 tâches et 78 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, des premières confirmations au rangement du lieu. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : monnaie, étiquettes, besoins alimentaires et matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Établir le budget
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Répartir les stands
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter des lots pour la tombola
3 personnes
Créer la playlist musicale
Choisir des jeux pour enfants
2 personnes
Vérifier les réservations
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Réserver des caisses à monnaie
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier le stock
3 personnes
Trier les prix
3 personnes
Préparer les étiquettes
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Installer la table de tombola
2 personnes
Préparer les jeux pour enfants
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Approvisionner les caisses
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
Réapprovisionner les tables de vente
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vendre les billets de tombola
2 personnes
Annoncer la tombola
Organiser la tombola
3 personnes
Fermer les stands
8 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Fermer les caisses
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ramener les stands
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Compter le produit de la caisse
2 personnes
Stock inutilisé à ranger
2 personnes
Évacuer les restes périssables
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bancs pliantsqté 6
Pinces de nappeqté 14

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateauxqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 14
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Vases à fleursqté 8
Fleurs artificiellesqté 24
Panneaux avec les numéros de standqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Matériel de vente

Caisses à monnaieqté 4
Étiquettes de prixqté 300
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Bacs à monnaieqté 12
Carnets de caisseqté 6
Stylosqté 20
Calculatricesqté 4
Sacsqté 150
Rouleaux de papier cadeauqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8

Tombola

Tambour de tombola
Bacs à billetsqté 4
Présentoirs de prixqté 12

Jeux pour enfants

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Corde de tir à la corde
Jeux en boisqté 4
Tapis de jeuqté 4
Crayons de couleurqté 24
Coloriagesqté 150
Petits lotsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le bazar. Vérifie ensuite les autorisations nécessaires avant d’imprimer les flyers ou d’envoyer les invitations.
Demande aux exposants leurs dimensions, leurs besoins électriques et leur heure d’arrivée au plus tard 3 semaines avant l’événement. Tu pourras ainsi dessiner un agencement réaliste et éviter de manquer de tables ou de portants.
Prépare un tableau unique pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations. Relance les personnes sans réponse 10 à 14 jours avant le bazar, puis fige les quantités pour les courses.
Prévois la monnaie et les caisses séparément des recettes dès la veille. Contrôle aussi les étiquettes et les prix : une erreur visible au moment de la vente ralentit rapidement toute la file.
Donne aux bénévoles un planning par créneau de 2 à 3 heures, avec un responsable identifié pour l’ouverture, l’inspection du site, le déchargement et la fermeture. Le jour même, arrive au moins 90 minutes avant l’accueil du public pour installer les stands et tester le son.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un bazar ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les exposants et le lieu passent en premier ; les courses, les étiquettes et la monnaie se finalisent pendant les 7 derniers jours.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un bazar ?: Prévois au minimum 90 minutes avant l’ouverture, et davantage si le lieu accueille plusieurs stands. Réserve les 30 dernières minutes à l’inspection, aux ajustements de circulation et au contrôle des caisses.
Comment organiser les stands d’un bazar ?: Dessine le plan au moins 2 semaines à l’avance en indiquant les dimensions de chaque stand, les passages et les zones de service. Garde une allée d’environ 1,20 m et réserve un espace clairement identifié pour le déchargement.
Que faut-il prévoir pour la tombola d’un bazar ?: Commence à collecter les lots 4 à 6 semaines avant le bazar et note chaque don dès sa réception. Prépare ensuite les prix, les étiquettes et le matériel de tirage au plus tard la veille pour éviter une recherche de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.