Organiser une balade en voitures anciennes, étape par étape

Une balade en voitures anciennes se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une journée d’accueil. Commencez par fixer la date, le point de départ, l’arrivée et un itinéraire réaliste, avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et la sécurité doivent être vérifiées plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, préparez le roadbook, les numéros de départ, les pauses et le catering pour que chaque équipage sache où aller et quoi faire.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Vérifier les autorisations de parcours
5
Définir les espaces de repos
2 personnes
6
Réserver le catering
7
Réserver le photographe
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Vérifier l’assurance
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Finaliser l’itinéraire
2 personnes
16
Créer le roadbook
2 personnes
17
Calculer les temps de parcours
18
Envoyer les informations aux participants
19
Rassembler les numéros d’urgence
20
Vérifier la circulation
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
2 personnes
23
Imprimer les livrets d’itinéraire
2 personnes
24
Préparer les dossards
2 personnes
25
Préparer les stocks de catering
2 personnes
26
Faire le plein des voitures de l’organisation
2 personnes
27
Nettoyer la zone de départ
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
32
Aménager un espace de repos
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer le point café
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Briefer les bénévoles

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Faire signer les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Assurer le briefing des coureurs
42
Faire partir les voitures de collection
3 personnes
43
Enregistrer l’ordre de départ
44
Tenir le poste de route
3 personnes
45
Tenir le point de repos
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Prendre des photos
49
Enregistrer les participants à l’arrivée
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Assurer la remise des prix
2 personnes
52
Dire au revoir et faire un retour

Suivi

53
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Démonter les tentes de fête
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Nettoyer le lieu
3 personnes
59
Rapporter le matériel
2 personnes
60
Stocker les restes
2 personnes
61
Retourner le matériel de caution
62
Traiter les objets trouvés
63
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 80
Responsables du roadbookqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordonqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Drapeaux d’associationqté 6
Banderole de départ
Panneau d’accueil
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire au moins 6 à 8 semaines avant la balade. Calculez les temps de parcours en tenant compte des arrêts, de la circulation et de la vitesse réelle de voitures anciennes.
Vérifiez les autorisations de parcours et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Une route adaptée sur la carte peut poser problème avec des travaux, une circulation dense ou un passage interdit le jour prévu.
Prévoyez une table d’inscription distincte du départ et attribuez les numéros de départ avant le jour J. Préparez les dossards, les livrets d’itinéraire, les stylos et les presse-papiers dans des pochettes déjà triées.
Désignez des bénévoles pour le roadbook, les pauses et l’accueil, avec leurs numéros de téléphone. Gardez au moins un téléphone chargé et une batterie externe dans l’équipe de coordination.
Réservez le catering assez tôt et adaptez les quantités aux inscriptions confirmées. Contrôlez les besoins alimentaires quelques jours avant, puis préparez les tentes, tables, chaises, gobelets et stocks de boissons la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade en voitures anciennes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier le parcours, les autorisations, l’assurance, le catering, les bénévoles et les inscriptions.
Quelle longueur prévoir pour l’itinéraire d’une balade de voitures anciennes ?: Prévoyez souvent 80 à 150 kilomètres pour une journée, pauses comprises, selon l’état des voitures et le nombre d’arrêts. Calculez chaque tronçon séparément et ajoutez au moins 15 minutes de marge par heure de conduite.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les premières informations avec l’invitation, puis le roadbook final 5 à 7 jours avant le départ. Rappelez le lieu, l’heure, le numéro de départ, les pauses, les contacts d’urgence et les consignes de circulation.
Que faut-il préparer la veille d’une balade en voitures anciennes ?: Préparez les dossards, numéros de départ, livrets, flèches, cônes, gilets réfléchissants et stocks de catering la veille. Vérifiez aussi la météo, la circulation, les batteries des téléphones et la présence des bénévoles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.