Zo organiseer je een oldtimerrit zonder verrassingen

Begin met de datum, start- en eindlocatie en een route die past bij het tempo en de betrouwbaarheid van oldtimers. Controleer daarna veiligheid, vergunningen en verkeerssituaties voordat je rustpunten, catering en vrijwilligers vastlegt. Werk de route pas definitief uit wanneer de rijtijden kloppen en maak vervolgens het routeboek, de startnummers en de deelnemersinformatie. De laatste week draait vooral om controleren, printen en klaarzetten: weersverwachting, noodnummers, cateringvoorraad en alle materialen bij de inschrijftafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie bevestigen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Routevergunningen controleren
5
Rustpunten vastleggen
2 personen
6
Catering reserveren
7
Fotograaf reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Verzekering controleren
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Route definitief uitwerken
2 personen
16
Routeboek maken
2 personen
17
Rijtijden berekenen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Noodnummers verzamelen
20
Verkeerssituatie controleren
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Routeboekjes printen
2 personen
24
Startnummers voorbereiden
2 personen
25
Cateringvoorraad klaarzetten
2 personen
26
Auto's van organisatie tanken
2 personen
27
Startterrein schoonmaken
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
31
Routepijlen plaatsen
3 personen
32
Rustpunt inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Briefing vrijwilligers geven

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Aanmeldingen aftekenen
2 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Rijderbriefing verzorgen
42
Oldtimers laten vertrekken
3 personen
43
Vertrekvolgorde registreren
44
Routepost bemannen
3 personen
45
Rustpunt bemannen
3 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Foto's maken
49
Binnenkomende deelnemers registreren
50
Diner uitserveren
4 personen
51
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
52
Afscheid en terugkoppeling geven

Nazorg

53
Routepijlen verwijderen
3 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Partytenten afbreken
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Locatie schoonmaken
3 personen
59
Materialen terugbrengen
2 personen
60
Overgebleven eten opslaan
2 personen
61
Borgmaterialen retourneren
62
Gevonden voorwerpen verwerken
63
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 80
Routeboekhoudersaantal 60
Startnummersaantal 60
Pionnenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Koordaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Verenigingsvlaggenaantal 6
Startbord
Welkomstbord
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Vuilniszakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten niet alleen op afstand, maar ook op rijtijd. Controleer vooraf of deelnemers er veilig kunnen stoppen en of er ruimte is voor meerdere auto’s, partytenten, klaptafels en afvalbakken.
Maak de route definitief nadat je de rijtijden hebt berekend. Print routeboekjes en controleer elk routepunt; ontbrekende routepijlen, plakband of een routeboekhouder merk je anders pas bij de start.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, noodnummers, contactpersonen en wat deelnemers moeten doen bij pech of vertraging.
Richt de inschrijving in met een vaste volgorde: deelnemerslijst controleren, startnummer uitgeven en eventuele wijzigingen noteren. Leg klemborden, pennen en mobiele telefoons de avond ervoor al klaar.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en de stroomvoorziening. Test koffiezetapparaten en waterkokers, laad powerbanks op en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een oldtimerrit organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om datum, route, vergunningen, start- en eindlocatie, catering en vrijwilligers vast te leggen. Verstuur de uitnodigingen minimaal 4 weken voor de rit.
Hoe maak je een veilige route voor een oldtimerrit?: Rijd de route minstens één keer vooraf en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en stopplaatsen. Doe de laatste verkeerscontrole 24 tot 48 uur voor de rit en pas de route aan als de situatie is veranderd.
Wanneer moet je het routeboek voor een oldtimerrit maken?: Werk het routeboek pas uit nadat de route en rijtijden definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken voor de rit. Print de routeboekjes uiterlijk de dag ervoor en neem enkele extra exemplaren mee.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oldtimerrit?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 aanspreekpunt voor de route en 1 persoon voor catering en materiaal. Bij meer dan 30 deelnemende auto’s zijn 2 mensen bij de start en een extra routecontact praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.