Organiser une balade contée, étape par étape

Une balade contée se prépare d’abord comme une promenade, puis comme un spectacle et un accueil convivial. Commencez par fixer l’itinéraire, le point de départ et le lieu de fin avant de choisir les histoires et les conteurs. Testez le parcours à l’avance, vérifiez son accessibilité et mesurez le temps réel entre les étapes. Les inscriptions, la météo, l’éclairage et les boissons demandent ensuite un suivi précis, surtout si la balade se termine après la tombée du jour.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le point de départ
2 personnes
2
Sélectionner les histoires et les conteurs
2 personnes
3
Vérifier l’accessibilité du parcours
2 personnes
4
Effectuer la réservation du point de départ
5
Faire la réservation du lieu de fin
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux participants
10
Informer les conteurs du programme
11
Créer la carte et le descriptif du parcours
2 personnes
12
Créer les contacts d’urgence et la liste des participants
13
Vérifier les prévisions météo
14
Vérifier le matériel et les stocks
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Parcourir l'itinéraire à l'avance
2 personnes
17
Revoir les histoires et le timing
4 personnes
18
Préparer un kit de démarrage par participant
2 personnes
19
Trier les panneaux de parcours et les rubans
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Installer l’éclairage à l’accueil
2 personnes
26
Installer les panneaux d'orientation
3 personnes
27
Mettre en valeur les points clés du récit
3 personnes
28
Tester le matériel sonore
2 personnes
29
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité

Événement

30
Enregistrer les participants
3 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
32
Donner les consignes de sécurité
33
Accompagner le groupe jusqu’au premier point de l’histoire
2 personnes
34
Encadrer les récits aux étapes du parcours
6 personnes
35
Encadrer les derniers et le groupe de tête
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Vérifier l’éclairage le long de l’itinéraire sombre
2 personnes
39
Encadrer l’arrivée et le retour
3 personnes
40
Présenter le récit de clôture
2 personnes
41
Servir les derniers verres
2 personnes

Suivi

42
Retirer les panneaux d’itinéraire et les rubans
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
45
Collecter et trier les déchets
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Ranger le matériel de sonorisation et l'éclairage
2 personnes
48
Rassembler les objets trouvés
49
Retourner les matériels
2 personnes
50
Évacuer les stocks restants et les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 70
Nappesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Gobelets à café réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Lampes frontalesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de parcours

Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 12
Ruban de balisageqté 4
Presse-papiersqté 4
Marqueurs indélébilesqté 8
Cartes d’itinéraire impriméesqté 80
Brochures du programmeqté 80

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 6
Ponchos de pluie jetablesqté 70

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de direction pour l’accueilqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire dans les conditions prévues, au moins une fois avant l’événement. Chronométrez les déplacements, les arrêts et chaque récit afin d’éviter un programme qui déborde dès la première étape.
Préparez les informations des participants au plus tard 3 jours avant la balade. Indiquez le point de départ, la durée, le niveau d’accessibilité, le lieu d’arrivée et ce qu’il faut prévoir en cas de pluie.
Donnez aux conteurs un programme minuté et le plan du parcours plusieurs jours à l’avance. Prévoyez aussi une solution pour les voix et les annonces lorsque le groupe dépasse une vingtaine de personnes.
Ne laissez pas l’éclairage et le balisage pour le dernier moment. Contrôlez les panneaux, les rubans, les lampes et les piles la veille, puis installez l’accueil avec une marge d’au moins 45 minutes.
Calculez les boissons et l’accueil à partir des inscriptions définitives. Refroidissez les boissons, préparez le café et le thé avant l’arrivée du groupe, et gardez une trousse de premiers secours ainsi que des ponchos accessibles pendant le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une balade contée ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le départ et l’arrivée, confirmer les conteurs, ouvrir les inscriptions et tester l’itinéraire.
Quand faut-il tester le parcours d’une balade contée ?: Faites une première reconnaissance au moins 10 jours avant, puis une vérification finale 2 à 3 jours avant. Contrôlez notamment la durée, l’accessibilité, le balisage et les zones mal éclairées.
Combien de temps prévoir pour une balade contée ?: Comptez généralement 1 h 30 à 2 h 30, selon le nombre d’histoires et de pauses. Ajoutez 15 à 20 minutes pour l’accueil et prévoyez une marge de 10 minutes par heure de programme.
Quand vérifier la météo pour une balade contée ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau le matin même. Définissez dès la veille le seuil à partir duquel vous reportez ou adaptez le parcours, et informez les inscrits rapidement.

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