Zo organiseer je een wandeltocht met verhalen

Een wandeltocht met verhalen staat of valt met een route die prettig loopt én een programma dat onderweg niet uitloopt. Begin daarom met het start- en eindpunt, bepaal hoeveel haltes passen binnen de beschikbare tijd en koppel daarna de juiste vertellers aan de route. Controleer de toegankelijkheid vooraf en geef deelnemers duidelijke informatie over afstand, duur en weersomstandigheden. Regel ontvangst, warme dranken en routeaanduiding ruim vóór de wandeldag; juist die praktische onderdelen worden vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startpunt vastleggen
2 personen
2
Verhalen en vertellers selecteren
2 personen
3
Route controleren op toegankelijkheid
2 personen
4
Reservering startlocatie maken
5
Reservering eindlocatie maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Vertellers informeren over programma
11
Routekaart en routebeschrijving maken
2 personen
12
Noodcontacten en deelnemerslijst maken
13
Weersverwachting controleren
14
Materialen en voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Route vooraf nalopen
2 personen
17
Verhalen en timing doornemen
4 personen
18
Startpakket per deelnemer klaarzetten
2 personen
19
Routebordjes en linten sorteren
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Hapjes portioneren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Verlichting bij ontvangst plaatsen
2 personen
26
Routebordjes ophangen
3 personen
27
Verhaalpunten herkenbaar maken
3 personen
28
Geluidsapparatuur testen
2 personen
29
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen

Event

30
Deelnemers inchecken
3 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Veiligheidsinstructies geven
33
Groep naar eerste verhaalpunt begeleiden
2 personen
34
Verhalen bij routepunten begeleiden
6 personen
35
Achterblijvers en kopgroep begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Verlichting langs donkere route controleren
2 personen
39
Eindpunt en terugkeer begeleiden
3 personen
40
Afsluitend verhaal presenteren
2 personen
41
Laatste drankjes serveren
2 personen

Nazorg

42
Routebordjes en linten verwijderen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies en materialen afwassen
3 personen
45
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Geluidsapparatuur en verlichting inpakken
2 personen
48
Gevonden voorwerpen verzamelen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Eindvoorraad en afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Herbruikbare koffiebekersaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Klembordjesaantal 4
Watervaste stiftenaantal 8
Geprinte routekaartenaantal 80
Programmafoldersaantal 80

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6
Wegwerpregenponcho'saantal 70

Decoratie

Welkomstbord
Pijlborden voor ontvangstaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per verhaalhalte niet alleen de spreektijd, maar ook het verzamelen en doorlopen. Reken per halte op ongeveer 10 tot 15 minuten en houd aan het einde minstens 20 minuten speling.
Loop de volledige route vooraf op hetzelfde tijdstip als het evenement. Controleer donkere stukken, smalle doorgangen en plekken waar een groep van 20 tot 30 mensen veilig kan luisteren.
Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de routekaart, starttijd, verwachte duur en informatie over toegankelijkheid. Vermeld ook wat zij bij regen nodig hebben.
Maak één deelnemerslijst met noodcontacten en geef de routebegeleiding een kopie. Neem per groep een EHBO-koffer, opgeladen powerbank en een telefoon met de actuele route mee.
Zet ontvangst en afsluiting minstens 60 minuten vóór aankomst klaar. Koel dranken, bereid koffie en thee voor, test draagbare speakers en leg routebordjes, linten en verlichting op volgorde van gebruik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een wandeltocht met verhalen?: Plan voor een tocht met 4 tot 6 verhaalhaltes meestal 2 tot 3 uur. Trek per halte 10 tot 15 minuten uit en reserveer daarnaast tijd voor ontvangst, verplaatsing en een korte pauze.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik een wandeltocht met verhalen organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en vertellers. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek en controleer de route nogmaals in de laatste week.
Hoeveel vertellers heb je nodig voor een wandeltocht met verhalen?: Gebruik bij voorkeur één verteller per verhaalhalte, plus één organisator die de groep begeleidt. Voor 5 haltes betekent dat meestal 5 vertellers en 1 routebegeleider; zo blijft het programma ook bij kleine vertragingen beheersbaar.
Wat doe je bij regen tijdens een wandeltocht met verhalen?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Zorg voor een alternatief eindpunt of verkorte route, en leg wegwerpregenponcho's, nooddekens en extra verlichting klaar als de tocht doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.