Organiser une assemblée des actionnaires sans rien laisser au hasard

Une assemblée des actionnaires se prépare d’abord comme une réunion formelle, puis comme un accueil de participants. Commencez par confirmer la date et la salle, avant de réserver le traiteur et de préparer l’ordre du jour. Les convocations, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis ensemble. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les documents, les bulletins de vote et les tests du matériel de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver une salle de réunion
3
Réserver le catering
4
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les autorisations
2 personnes
9
Préparer la présentation
2 personnes
10
Préparer les bulletins de vote
11
Préparer les badges nominatifs
12
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Préparer le service traiteur
3 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Vérifier la salle de réunion
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
22
Tester le microphone
2 personnes
23
Préparer les documents de réunion
2 personnes

Événement

24
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Collecter les autorisations
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Ouvrir la réunion
29
Examiner l’ordre du jour
2 personnes
30
Rédiger le compte rendu
31
Gérer la présentation
32
Encadrer les tours de vote
2 personnes
33
Rassembler les bulletins de vote
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons de pause
35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
36
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
38
Animer la séance de questions-réponses
39
Consigner les résultats
2 personnes
40
Clore la réunion
41
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Ranger les pièces de vote en lieu sûr
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Éteindre l’équipement
47
Nettoyer la salle de réunion
2 personnes
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Rédiger le procès-verbal
50
Archiver les décisions
51
Archiver la liste de présence
52
Envoyer les décisions aux actionnaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Urne de voteqté 2
Calculatriceqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, la salle et le traiteur en premier, idéalement plusieurs semaines avant la réunion. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires avant d’envoyer les convocations.
Préparez l’ordre du jour, la présentation et les documents de réunion avant l’ouverture des inscriptions. Prévoyez une version imprimée pour chaque participant attendu, plus quelques exemplaires de réserve.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Utilisez cette liste pour recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le microphone avant l’arrivée des actionnaires. Faites le test dans la salle, avec les rallonges et les multiprises réellement utilisées.
Arrivez assez tôt pour installer les tables, les chaises et le bureau d’accueil, puis refroidir les boissons et préparer le service traiteur. Enregistrez la présence dès l’accueil afin de disposer d’une liste fiable pendant la réunion.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une assemblée des actionnaires ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour confirmer la date et le lieu, réserver le traiteur et envoyer les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour imprimer les documents, préparer les votes et vérifier le matériel.
Quand envoyer les invitations à une assemblée des actionnaires ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et l’ordre du jour sont suffisamment fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Indiquez une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’événement.
Que faut-il tester avant une assemblée des actionnaires ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et les haut-parleurs dans la salle au plus tard la veille. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises pour éviter une installation improvisée.
Combien de documents faut-il imprimer pour l’assemblée ?: Imprimez un dossier complet par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de réserve. Préparez séparément les bulletins de vote et gardez-les au bureau d’accueil jusqu’au moment prévu.

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