Eine Aktionärsversammlung Schritt für Schritt organisieren
Beginnen Sie mit Datum, Ort und dem verfügbaren Besprechungsraum. Danach folgen Tagesordnung, Versammlungsunterlagen und Einladungen, damit Anmeldungen und Berechtigungen rechtzeitig geprüft werden können. Planen Sie die Technik, Sitzordnung und Registrierung nicht erst am Veranstaltungstag: Beamer, Mikrofon, Stimmzettel und Namensschilder müssen vorher getestet und vorbereitet sein. Für den Ablauf vor Ort zählt eine klare Reihenfolge vom Aufbau über den Empfang bis zur Anwesenheitserfassung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Besprechungsraum reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Tagesordnung und Unterlagen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Berechtigungen prüfen
2 Personen
- 9
Präsentation zusammenstellen
2 Personen
- 10
Stimmzettel vorbereiten
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
- 15
Catering vorbereiten
3 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tagungsraum überprüfen
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 21
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
- 22
Mikrofon testen
2 Personen
- 23
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
Event
- 24
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 25
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 26
Vollmachten einziehen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Versammlung eröffnen
- 29
Tagesordnung behandeln
2 Personen
- 30
Protokoll erstellen
- 31
Präsentation bedienen
- 32
Abstimmungsrunden begleiten
2 Personen
- 33
Stimmzettel sammeln
2 Personen
- 34
Pausengetränke nachfüllen
- 35
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 36
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
- 38
Fragerunde moderieren
- 39
Ergebnisse festhalten
2 Personen
- 40
Besprechung abschließen
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Stimmzettel sicher aufbewahren
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Geräte ausschalten
- 47
Besprechungsraum reinigen
2 Personen
- 48
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Protokoll ausarbeiten
- 50
Beschlüsse archivieren
- 51
Anwesenheitsliste archivieren
- 52
Beschlüsse an die Anteilseigner senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BesprechungstischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- LöffelAnz. 60
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 2
- StimmurneAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischläuferAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 60
- TischnummernAnz. 8
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Raum mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Reservieren Sie das Catering erst, wenn die erwartete Teilnehmerzahl und besondere Ernährungswünsche erfasst sind.
- Erstellen Sie Tagesordnung, Präsentation und Versammlungsunterlagen vor dem Versand der Einladungen. Planen Sie für Druck, Korrektur und Versand mindestens 10 Werktage ein.
- Prüfen Sie die Teilnahmeberechtigungen laufend und führen Sie eine aktuelle Anmeldeliste. Bereiten Sie Stimmzettel, Namensschilder und Anwesenheitsunterlagen spätestens am Vortag vor.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und kabelloses Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn. Legen Sie Verlängerungskabel bereit und testen Sie die Lautsprecher im gesamten Raum.
- Öffnen Sie den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vorher. Bauen Sie Registrierungstisch, Sitzplätze und Rednertisch auf, kühlen Sie Getränke und stellen Sie Unterlagen sowie vorbereitete Catering-Elemente an die vorgesehenen Plätze.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Aktionärsversammlung planen?
- Starten Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Raum und Catering. Für Tagesordnung, Unterlagen, Einladungen und Rückmeldungen sollten anschließend mindestens 10 Werktage eingeplant werden.
- Wann sollten die Einladungen zur Aktionärsversammlung verschickt werden?
- Versenden Sie die Einladungen, sobald Tagesordnung und Unterlagen geprüft sind, möglichst mindestens 10 Werktage vor der Versammlung. So bleibt Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Berechtigungen zu bearbeiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Aktionärsversammlung?
- Planen Sie mindestens 2 Stunden für Raum, Tische, Stühle, Registrierung, Technik und Catering ein. Der Techniktest mit Beamer und Mikrofon sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.
- Was muss am Tag der Aktionärsversammlung zuerst passieren?
- Öffnen Sie zuerst den Raum und prüfen Sie Sitzordnung, Präsentationsgeräte und Mikrofon. Danach richten Sie den Registrierungstisch ein, legen Namensschilder und Unterlagen bereit und beginnen mit der Anwesenheitserfassung.
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