Organiser une après-midi d’adoption de chatons

Une après-midi d’adoption réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : les dossiers des futurs adoptants et le confort des chatons. Commencez par réserver la salle et confirmer le partenaire d’accueil, puis validez les chatons, les conditions d’adoption et les inscriptions. Le jour J, prévoyez un bureau d’accueil séparé des espaces de repos et laissez aux chatons le temps de s’acclimater avant les premières rencontres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer le partenaire d’accueil
2 personnes
3
Valider les chatons et les dossiers
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les conditions d’adoption
8
Rédiger les formulaires d’adoption
2 personnes
9
Vérifier les coordonnées du vétérinaire
2 personnes
10
Convenir des horaires d’arrivée
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier le matériel
2 personnes
13
Transporter les chatons calmement
3 personnes
14
Aménager les espaces pour chats
3 personnes
15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
16
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
17
Préparer les dossiers d’adoption
2 personnes
18
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
21
Laisser les chatons s’acclimater
2 personnes
22
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

23
Accueillir les visiteurs
3 personnes
24
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
25
Expliquer les conditions d’adoption
2 personnes
26
Présenter les chatons
3 personnes
27
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
28
Traiter les demandes d’adoption
2 personnes
29
Vérifier les chatons et les enclos
2 personnes
30
Remplacer la nourriture et l’eau
2 personnes
31
Servir les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Ravitaillement des amuse-bouches
34
Faire signer les papiers d’adoption
2 personnes
35
Replacer les chatons en sécurité
3 personnes

Suivi

36
Ranger les restes au frais
2 personnes
37
Nettoyer les hébergements
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Ranger le mobilier
3 personnes
41
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Archiver les dossiers d'adoption
2 personnes
44
Relancer les adoptants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Présentoir pour documents d'informationqté 2
Portant à vêtements

Matériel pour animaux

Caisse de transport pour chatqté 8
Caisses de transportqté 8
Paniers pour chatsqté 10
Bacs à litièreqté 10
Gamellesqté 16
Bacs à eauqté 16
Jouets pour chatsqté 20
Griffoirsqté 8
Couvertures polairesqté 20
Serviettesqté 20
Paniers de transportqté 4
Badges nominatifs pour chatonsqté 20
Pelles à nourritureqté 4
Sacs à crottesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Lampes de bureauqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Nappeqté 8
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifs pour les bénévolesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Bacs de transport désinfectablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et confirmez le partenaire d’accueil au moins 3 à 4 semaines avant la date. Les horaires d’arrivée des chatons doivent être convenus séparément avec chaque personne qui les transporte.
Ne gardez pas les dossiers pour la dernière semaine : envoyez les conditions d’adoption dès l’ouverture des inscriptions et préparez les formulaires avant de traiter les premiers candidats.
Prévoyez un espace calme par groupe de chatons, avec caisse de transport, panier, litière, eau, gamelle, couverture et jouets. Laissez-les s’acclimater avant de les présenter aux visiteurs.
Installez le bureau d’accueil près de l’entrée, avec les dossiers, les badges nominatifs et le présentoir d’information. Cela évite de faire circuler les visiteurs dans les espaces réservés aux chats.
Faites le briefing de l’équipe avant l’arrivée du public et vérifiez les coordonnées du vétérinaire le jour même. Gardez aussi une marge d’au moins 30 minutes pour l’installation des tables, des chaises et du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une après-midi d’adoption de chatons ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les chatons, traiter les inscriptions et envoyer les conditions d’adoption avant le jour de l’événement.
Quand envoyer les conditions d’adoption aux visiteurs ?: Envoyez-les dès que l’inscription est enregistrée, idéalement au moins 7 jours avant l’après-midi d’adoption. Les candidats peuvent ainsi préparer leurs questions et signaler leurs besoins alimentaires ou leurs contraintes.
Combien de temps les chatons doivent-ils s’acclimater ?: Prévoyez au minimum 30 minutes dans un espace calme avant l’arrivée du public. Prolongez ce temps si un chaton reste craintif, stressé ou agité après le transport.
Que faut-il préparer le matin de l’adoption ?: Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil des visiteurs pour installer les espaces pour chats, le bureau d’accueil, les panneaux et les boissons. Gardez 15 à 30 minutes supplémentaires comme marge pour un retard de transport ou un contrôle du matériel.

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