Checklist pour organiser une après-midi d’adoption de chatons
Une après-midi d’adoption réussie repose sur une préparation précise, surtout pour éviter de stresser les chatons et de ralentir l’accueil. Cette checklist vous accompagne de la réservation de la salle jusqu’au rangement, avec les dossiers, les horaires d’arrivée, les espaces dédiés et le briefing de l’équipe. Prévoyez aussi un vrai point d’accueil pour enregistrer les visiteurs et expliquer les conditions d’adoption. Les tâches et le matériel sont regroupés dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Confirmer le partenaire d’accueil
2 personnes
Valider les chatons et les dossiers
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les conditions d’adoption
Rédiger les formulaires d’adoption
2 personnes
Vérifier les coordonnées du vétérinaire
2 personnes
Convenir des horaires d’arrivée
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Transporter les chatons calmement
3 personnes
Aménager les espaces pour chats
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Préparer les dossiers d’adoption
2 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Laisser les chatons s’acclimater
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Expliquer les conditions d’adoption
2 personnes
Présenter les chatons
3 personnes
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
Traiter les demandes d’adoption
2 personnes
Vérifier les chatons et les enclos
2 personnes
Remplacer la nourriture et l’eau
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Faire signer les papiers d’adoption
2 personnes
Replacer les chatons en sécurité
3 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Nettoyer les hébergements
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver les dossiers d'adoption
2 personnes
Relancer les adoptants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Présentoir pour documents d'informationqté 2
- Portant à vêtements
Matériel pour animaux
- Caisse de transport pour chatqté 8
- Caisses de transportqté 8
- Paniers pour chatsqté 10
- Bacs à litièreqté 10
- Gamellesqté 16
- Bacs à eauqté 16
- Jouets pour chatsqté 20
- Griffoirsqté 8
- Couvertures polairesqté 20
- Serviettesqté 20
- Paniers de transportqté 4
- Badges nominatifs pour chatonsqté 20
- Pelles à nourritureqté 4
- Sacs à crottesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateurs portablesqté 2
- Lampes de bureauqté 2
Cuisine
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
Décoration
- Panneaux d'informationqté 8
- Nappeqté 8
- Panneaux indicateursqté 6
- Badges nominatifs pour les bénévolesqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants en caoutchoucqté 8
- Bacs de transport désinfectablesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Validez les chatons et leurs dossiers avant d’envoyer les invitations : les visiteurs doivent recevoir des informations fiables sur chaque animal et les conditions d’adoption.
- Convenez des horaires d’arrivée avec le partenaire d’accueil au moins quelques jours à l’avance. Les chatons doivent pouvoir être transportés calmement et disposer d’un temps d’acclimatation avant l’ouverture.
- Aménagez des espaces séparés avec paniers, couvertures, eau, gamelles, bacs à litière, griffoirs et jouets. Installez ce matériel avant l’arrivée des chatons, pas pendant l’accueil du public.
- Préparez le bureau d’accueil avec les inscriptions, les formulaires et les dossiers d’adoption. Gardez les panneaux d’information et les documents facilement accessibles sur un présentoir.
- Organisez un briefing de l’équipe juste avant l’ouverture : répartissez l’accueil, l’enregistrement, les explications sur l’adoption et la surveillance des espaces pour chats. Prévoyez aussi le café, le thé et les amuse-bouches sans encombrer la zone des chatons.
Questions fréquentes
- Quand commencer à préparer une après-midi d’adoption de chatons ?
- Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez la salle, confirmez le partenaire d’accueil, validez les dossiers, puis envoyez les invitations et traitez les inscriptions.
- Combien de temps prévoir pour l’installation des chatons ?
- Prévoyez au minimum 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour installer les espaces, vérifier l’eau, les litières et les paniers, puis laisser les chatons s’acclimater calmement.
- Quels documents préparer pour une adoption de chaton ?
- Préparez un dossier par chaton, les formulaires d’adoption, les conditions d’adoption et les coordonnées du vétérinaire. Vérifiez ces informations au moins une semaine avant l’événement.
- Comment transporter les chatons le jour de l’événement ?
- Utilisez une caisse ou un panier de transport adapté pour chaque chaton et limitez les manipulations pendant le trajet. Convenez de l’horaire d’arrivée à l’avance afin que l’équipe soit prête dès leur arrivée.
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