Einen Kätzchen-Adoptionsnachmittag gut organisieren

Bei einem Kätzchen-Adoptionsnachmittag müssen Tierwohl, Besucherfluss und Adoptionsunterlagen zusammenpassen. Beginne mit Raum und Betreuungspartnern, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Adoptionsbedingungen; erst kurz vor dem Termin richtest du Gehege, Empfang und Verpflegung ein. Plane außerdem feste Ankunftszeiten ein, damit die Kätzchen nach dem Transport in Ruhe ankommen und sich akklimatisieren können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Betreuungspartner bestätigen
2 Personen
3
Körbe und Akten befestigen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Adoptionsbedingungen versenden
8
Adoptionsformulare erstellen
2 Personen
9
Tierarztdaten prüfen
2 Personen
10
Ankunftszeiten absprechen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Materialien prüfen
2 Personen
13
Kätzchen ruhig transportieren
3 Personen
14
Katzengehege einrichten
3 Personen
15
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
16
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
17
Adoptionsunterlagen bereitlegen
2 Personen
18
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
19
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
20
Snacks bereitstellen
2 Personen
21
Kätzchen akklimatisieren lassen
2 Personen
22
Briefing für das Empfangsteam
4 Personen

Event

23
Besucher empfangen
3 Personen
24
Anmeldungen erfassen
2 Personen
25
Adoptionsbedingungen erläutern
2 Personen
26
Kätzchen vorstellen
3 Personen
27
Adoptionsgespräche führen
4 Personen
28
Adoptionsanträge bearbeiten
2 Personen
29
Kätzchen und Gehege kontrollieren
2 Personen
30
Futter und Wasser wechseln
2 Personen
31
Getränke servieren
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
33
Snacks auffüllen
34
Adoptionspapiere unterschreiben lassen
2 Personen
35
Kätzchen sicher zurücksetzen
3 Personen

Nachbereitung

36
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
37
Unterkünfte reinigen
3 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Raum reinigen
3 Personen
40
Möbel wegräumen
3 Personen
41
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
42
Materialien zurückgeben
2 Personen
43
Adoptionsakten archivieren
2 Personen
44
Adoptanten anrufen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Regal für InformationsmaterialAnz. 2
Kleiderständer

Tierbedarf

KatzenboxAnz. 8
TransportboxenAnz. 8
KatzenkörbeAnz. 10
KatzenklosAnz. 10
FutternäpfeAnz. 16
WasserbehälterAnz. 16
KatzenspielzeugAnz. 20
KratzbretterAnz. 8
Fleece-DeckenAnz. 20
HandtücherAnz. 20
ReisekörbeAnz. 4
Namensschilder für KätzchenAnz. 20
FutterschaufelnAnz. 4
KotbeutelAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LaptopsAnz. 2
SchreibtischlampenAnz. 2

Küche

ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 2
MesserAnz. 4

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
TischdeckeAnz. 8
WegweiserAnz. 6
Namensschilder für FreiwilligeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
GummihandschuheAnz. 8
Desinfizierbare TransportkistenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe, ob Katzengehege, Empfangstheke, Tische und Stühle sinnvoll getrennt aufgestellt werden können. Ein eigener ruhiger Bereich verhindert, dass sich Tiere und Besucher direkt am Eingang drängen.
Verschicke die Adoptionsbedingungen nicht erst am Veranstaltungstag. Sende sie nach der Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche sowie offene Fragen spätestens einige Tage vor dem Termin.
Plane die Ankunft der Kätzchen in Zeitfenstern statt alle Tiere gleichzeitig zu bringen. Nach dem Transport brauchen sie Ruhe, Wasser, Katzenklos und einen geschützten Platz, bevor Besucher sie kennenlernen.
Richte den Empfang vor dem Einlass vollständig ein: Anmeldeliste, Namensschilder, Adoptionsformulare und Informationsmaterial gehören an eine feste Stelle. So muss das Empfangsteam während des Einlasses nicht nach Unterlagen suchen.
Rechne für Kaffee und Tee mit etwa zwei Getränken pro erwachsener Person und stelle Snacks, Tassen, Gläser und Teller vor Beginn bereit. Eine Thermoskanne oder Kaffeemaschine am Empfang entlastet das Team, wenn mehrere Anmeldungen nacheinander eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Kätzchen-Adoptionsnachmittag planen?: Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raumreservierung und Betreuungspartnern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin laufen, damit Bedingungen und Formulare rechtzeitig verschickt werden können.
Wie viele Personen sollte man pro Zeitfenster zur Katzenadoption einladen?: Plane pro Zeitfenster nur so viele Personen ein, wie das Empfangsteam und der Raum ruhig bewältigen können. Als praktikabler Startwert gelten 4 bis 6 Besucher gleichzeitig pro betreutem Bereich; passe die Zahl an die Anzahl der Kätzchen und Betreuungspersonen an.
Wann dürfen die Kätzchen beim Adoptionsnachmittag aus den Transportboxen?: Lass die Kätzchen nach der Ankunft zunächst mindestens 20 bis 30 Minuten in der vorbereiteten, ruhigen Umgebung ankommen. Erst wenn sie trinken, sich orientieren und nicht deutlich gestresst wirken, sollte der kontrollierte Kontakt mit Besuchern beginnen.
Welche Unterlagen braucht man für einen Kätzchen-Adoptionsnachmittag?: Bereite für jede Vermittlung ein Adoptionsformular, die Adoptionsbedingungen und die geprüften Tierarztdaten vor. Lege zusätzlich eine Anmeldeliste am Empfang aus und sortiere alle Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.