Comment organiser un webinaire sans rien laisser au hasard

Un webinaire réussi se prépare d’abord comme un projet, puis comme une émission en direct. Commence par définir le programme et les intervenants, avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite une répétition technique complète : logiciel, micros, caméra, éclairage, présentations et connexions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, recueillir leurs questions et vérifier les sauvegardes. Cette méthode réduit les problèmes le jour J et évite de chercher un adaptateur ou un câble au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme
2 personnes
2
Inviter les intervenants
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Publier le texte de confidentialité
5
Créer un webinar
6
Publier la page d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Rassembler les informations sur les intervenants
11
Vérifier les présentations
2 personnes
12
Envoyer les consignes techniques
13
Envoyer les confirmations
14
Faire la répétition technique
4 personnes
15
Recueillir les questions à l’avance
16
Envoyer un rappel
17
Faire les courses
18
Recharger les appareils
19
Aménager l’espace
2 personnes
20
Préparer les sauvegardes

Événement

21
Tester le logiciel de webinaire
3 personnes
22
Installer la caméra et l’éclairage
2 personnes
23
Vérifier les micros
2 personnes
24
Préparer les présentations
25
Accueillir les intervenants
2 personnes
26
Briefer brièvement les intervenants
2 personnes
27
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Ouvrir le webinaire
30
Accompagner les intervenants
2 personnes
31
Modérer le chat
2 personnes
32
Surveiller l’enregistrement
33
Résoudre les questions techniques
34
Annoncer les pauses
35
Réapprovisionner les boissons
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
38
Clore le webinar
39
Déconnecter les participants

Suivi

40
Sauvegarder l’enregistrement en toute sécurité
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Sauvegarder l’enregistrement
43
Partager l’enregistrement et le matériel
44
Envoyer un e-mail de remerciement
45
Répondre aux questions en attente
2 personnes
46
Faire la vaisselle
47
Nettoyer l’espace
2 personnes
48
Ranger le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 8
Tables d'appointqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcamsqté 3
Microphones USBqté 4
Casquesqté 6
Haut-parleur
Moniteursqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Hubs USBqté 4
Disque dur externe
Câbles Ethernetqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Panneaux LEDqté 3
Pieds de lampeqté 3

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Glacièresqté 2
Filtres à café
Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3

Vaisselle

Tassesqté 12
Verresqté 12
Assiettesqté 12
Couvertsqté 12
Planches de serviceqté 3
Petits bolsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations. Demande aux intervenants leur titre, leur biographie, leur présentation et leurs besoins techniques au moins 10 jours avant le direct.
Ouvre les inscriptions avec un formulaire complet, incluant la politique de confidentialité et les éventuels besoins alimentaires. Envoie une confirmation automatique, puis vérifie les inscriptions chaque jour pendant la dernière semaine.
Organise une répétition technique 3 à 5 jours avant le webinaire, avec tous les intervenants. Teste chaque microphone USB, webcam, casque, présentation, adaptateur HDMI et connexion Ethernet depuis l’espace prévu.
Prépare un poste de secours avec un ordinateur portable chargé, une copie des présentations sur un disque dur externe et les câbles nécessaires. Recharge tous les appareils la veille et garde des piles de rechange à portée de main.
Envoie les consignes techniques au moins 48 heures avant le direct, puis un rappel le jour précédent. Demande aux intervenants de se connecter 30 minutes avant le début pour vérifier le son, l’image et l’ordre des prises de parole.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un webinaire ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour définir le programme, inviter les intervenants, publier les inscriptions et préparer les supports. Garde les 3 derniers jours pour la répétition technique, les confirmations et les tests finaux.
Quand envoyer les invitations pour un webinaire ?: Envoie les premières invitations 2 à 3 semaines avant la date prévue. Programme un rappel 48 heures avant, puis un dernier message le jour précédent avec le lien et les consignes de connexion.
Quand faire la répétition technique d’un webinaire ?: Fais une répétition complète 3 à 5 jours avant le direct, avec chaque intervenant et chaque support. Recommence un contrôle rapide 30 minutes avant l’ouverture pour vérifier les micros, la caméra et les présentations.
Quel matériel faut-il tester avant un webinaire ?: Teste au minimum l’ordinateur, la webcam, les microphones, les casques, l’éclairage, le logiciel de webinaire et la connexion Ethernet. Vérifie aussi les adaptateurs HDMI, les hubs USB, les multiprises et une sauvegarde des présentations.

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