Cómo organizar un webinar sin fallos de última hora
Organizar un webinar empieza mucho antes de abrir la sala virtual. Primero define el programa y confirma a los ponentes; después prepara el registro, las comunicaciones y el contenido. La parte técnica necesita una prueba completa, no solo comprobar que el enlace funciona. Reserva al menos una semana para reunir presentaciones, preguntas e instrucciones, y deja tiempo el día del webinar para revisar sonido, cámara, iluminación y conexiones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa
2 personas
- 2
Invitar a los ponentes
- 3
Crear el formulario de registro
- 4
Publicar el texto de privacidad
- 5
Crear webinar
- 6
Publicar la página de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar información de los ponentes
- 11
Revisar las presentaciones
2 personas
- 12
Enviar las instrucciones técnicas
- 13
Enviar confirmaciones
- 14
Realizar un ensayo técnico
4 personas
- 15
Recopilar las preguntas con antelación
- 16
Enviar recordatorio
- 17
Hacer la compra
- 18
Cargar el equipo
- 19
Preparar el espacio
2 personas
- 20
Preparar repuestos
Evento
- 21
Probar el software del webinar
3 personas
- 22
Ajustar cámara e iluminación
2 personas
- 23
Comprobar los micrófonos
2 personas
- 24
Preparar las presentaciones
- 25
Recibir a los ponentes
2 personas
- 26
Dar instrucciones breves a los ponentes
2 personas
- 27
Preparar la restauración
2 personas
- 28
Admitir a los participantes
2 personas
- 29
Abrir webinar
- 30
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 31
Moderar el chat
2 personas
- 32
Supervisar la grabación
- 33
Resolver dudas técnicas
- 34
Anunciar pausas
- 35
Rellenar las bebidas
- 36
Servir aperitivos
2 personas
- 37
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 38
Cerrar webinar
- 39
Dar de baja a los participantes
Seguimiento
- 40
Guardar la grabación de forma segura
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Hacer copia de seguridad de la grabación
- 43
Compartir la grabación y los materiales
- 44
Enviar correo de agradecimiento
- 45
Responder las preguntas pendientes
2 personas
- 46
Lavar la vajilla
- 47
Limpiar el espacio
2 personas
- 48
Guardar los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 8
- Mesas auxiliarescant. 2
Equipo
- Portátilescant. 4
- Webcamscant. 3
- Micrófonos USBcant. 4
- Auriculares con micrófonocant. 6
- Altavoz
- Monitorescant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Hubs USBcant. 4
- Disco duro externo
- Cables Ethernetcant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 8
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Paneles LEDcant. 3
- Trípodes de iluminacióncant. 3
Cocina
- Cafetera
- Hervidor de agua
- Neveras portátilescant. 2
- Filtros de café
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 3
Vajilla
- Tazascant. 12
- Vasoscant. 12
- Platoscant. 12
- Cubiertoscant. 12
- Tablas para servircant. 3
- Cuencoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de publicar la inscripción. Pídeles con tiempo sus datos, biografía, presentación y requisitos técnicos para no rehacer la página después.
- Configura el formulario de registro junto con el texto de privacidad y publica la página solo cuando ambos estén revisados. Envía la confirmación automática y comprueba que las inscripciones llegan correctamente.
- Haz un ensayo técnico completo al menos 3 días antes, con los mismos portátiles, webcams, micrófonos USB, adaptadores y software que usarás en directo. Prueba también la conexión por cable Ethernet y una alternativa para cada componente crítico.
- Envía las instrucciones técnicas y un recordatorio entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de conexión de los ponentes, el enlace correcto, quién recibe preguntas y qué hacer si falla el audio o la cámara.
- Prepara el espacio con 2 horas de margen el día del webinar. Coloca cámara e iluminación, conecta regletas y cables de carga, carga las baterías de repuesto y deja listas las presentaciones en el ordenador principal y en un disco duro externo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un webinar?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si participan varios ponentes. Reserva la última semana para revisar presentaciones, recopilar preguntas, enviar instrucciones y completar el ensayo técnico.
- ¿Cuándo debo hacer la prueba técnica de un webinar?
- Haz una prueba completa al menos 3 días antes y una comprobación final entre 60 y 120 minutos antes de empezar. No cambies de ordenador, micrófono o conexión después del ensayo sin volver a probarlos.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio del webinar?
- Envía un recordatorio principal entre 24 y 48 horas antes y, si esperas muchas conexiones, otro 1 hora antes. Incluye el enlace, la hora, la duración y una forma de pedir ayuda técnica.
- ¿Qué equipo necesito para organizar un webinar?
- Como base necesitas un portátil, webcam, micrófono con auriculares, conexión Ethernet, iluminación y cables de repuesto. Ten preparado un segundo portátil o una copia de las presentaciones para continuar si falla el equipo principal.
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