Ein Webinar organisieren: von der Planung bis zum Start
Ein gutes Webinar steht und fällt nicht nur mit dem Programm, sondern mit Vorbereitung und Technik. Lege zuerst Ablauf und Referenten fest, bevor du Anmeldeseite und Einladungen veröffentlichst. Danach sammelst du Sprecherinformationen, prüfst Präsentationen und verschickst genaue technische Anweisungen. Plane mindestens eine technische Probe ein: Mikrofone, Kameras, Licht, Präsentationen und Internetverbindung sollten vor dem Termin gemeinsam getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm festlegen
2 Personen
- 2
Redner einladen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Datenschutzhinweis veröffentlichen
- 5
Webinar anlegen
- 6
Anmeldeseite veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Sprecherinformationen sammeln
- 11
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 12
Technische Anweisungen versenden
- 13
Bestätigungen versenden
- 14
Technische Probe durchführen
4 Personen
- 15
Fragen im Voraus sammeln
- 16
Erinnerung senden
- 17
Einkaufen gehen
- 18
Geräte aufladen
- 19
Raum einrichten
2 Personen
- 20
Backups bereitstellen
Event
- 21
Webinar-Software testen
3 Personen
- 22
Kamera und Licht einstellen
2 Personen
- 23
Mikrofone prüfen
2 Personen
- 24
Präsentationen vorbereiten
- 25
Referenten empfangen
2 Personen
- 26
Redner kurz einweisen
2 Personen
- 27
Catering bereitstellen
2 Personen
- 28
Teilnehmende hereinlassen
2 Personen
- 29
Webinar eröffnen
- 30
Redner betreuen
2 Personen
- 31
Chat moderieren
2 Personen
- 32
Aufnahme überwachen
- 33
Technische Fragen lösen
- 34
Pausen ankündigen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Snacks servieren
2 Personen
- 37
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 38
Webinar beenden
- 39
Teilnehmer ausloggen
Nachbereitung
- 40
Aufnahme sicher speichern
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Aufnahme sichern
- 43
Aufzeichnung und Materialien teilen
- 44
Dankesmail versenden
- 45
Offene Fragen beantworten
2 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
- 47
Raum reinigen
2 Personen
- 48
Materialien verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 3
- BürostühleAnz. 8
- BeistelltischeAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- WebcamsAnz. 3
- USB-MikrofoneAnz. 4
- HeadsetsAnz. 6
- Lautsprecher
- BetreuerAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- USB-HubsAnz. 4
- Externe Festplatte
- EthernetkabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 3
- LampenstativeAnz. 3
Küche
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- KühlboxenAnz. 2
- Kaffeefilter
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 3
Geschirr
- TassenAnz. 12
- GläserAnz. 12
- TellerAnz. 12
- BestecksetsAnz. 12
- ServierbretterAnz. 3
- SchälchenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- PutzlappenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für die technische Probe mindestens 60 Minuten ein und teste jedes Mikrofon, jede Webcam sowie die Bildschirmfreigabe mit allen Referenten. So fallen fehlende HDMI-Adapter oder USB-Hubs nicht erst beim Start auf.
- Verschicke technische Anweisungen spätestens 5 Tage vor dem Webinar. Nenne darin Einwahl, Browseranforderungen, Headset-Nutzung und den Zeitpunkt, zu dem Referenten online sein sollen.
- Sammle Fragen bereits während der Anmeldung und schließe das Formular 24 bis 48 Stunden vor Beginn. So kann die Moderation die Fragerunde vorbereiten und offene Themen an die Sprecher weitergeben.
- Schicke nach der Anmeldung sofort eine Bestätigung und zusätzlich 24 Stunden vor dem Webinar eine Erinnerung. Viele Teilnehmende übersehen die ursprüngliche Einladung, besonders wenn die Einwahldaten weit zurückliegen.
- Bereite einen Ausweichplan für den Technik-Ausfall vor: Lade Präsentationen zusätzlich auf einen zweiten Laptop oder eine externe Festplatte und halte Ersatzbatterien, Ladekabel sowie eine kabelgebundene Internetverbindung bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Webinar organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm und Referenten. Anmeldung, Datenschutzhinweis und Einladungen sollten mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wie viele Technikproben braucht ein Webinar?
- Eine gemeinsame Probe von mindestens 60 Minuten ist das Minimum. Bei mehreren Referenten oder komplexen Präsentationen lohnt sich zusätzlich ein kurzer Einzeltest 2 bis 3 Tage vorher.
- Wann sollte man die Webinar-Erinnerung verschicken?
- Sende die wichtigste Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und wiederhole die Einwahldaten. Bei einem Webinar am Vormittag kannst du zusätzlich 30 bis 60 Minuten vorher erinnern.
- Was braucht man technisch für ein Webinar?
- Plane pro aktivem Sprecher einen Laptop, ein Mikrofon oder Headset und eine Webcam ein. Zusätzlich brauchst du stabiles Ethernet, passende HDMI-Adapter, USB-Hubs, Ladekabel und mindestens eine Präsentationskopie als Backup.
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