Organiser un vin de Noël, étape par étape

Un vin de Noël se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et les transports. La dernière étape consiste à coordonner les bénévoles, les boissons, le buffet et l’accueil pour que tout soit prêt avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser les besoins en transport
7
Commander le catering
2 personnes
8
Choisir la musique et la playlist
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Imprimer la liste des visiteurs
11
Créer des badges nominatifs
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Vérifier les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
4 personnes
15
Remplir les glacières
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Vérifier la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer le buffet
3 personnes
21
Suspendre les décorations de Noël
3 personnes
22
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
4 personnes
26
Distribuer les badges
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
28
Servir le café et le thé
3 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir les repas diététiques
2 personnes
32
Encadrer l’activité de Noël
2 personnes
33
Accompagner les adieux et le vestiaire
3 personnes
34
Refroidir et étiqueter les restes
2 personnes

Suivi

35
Rassembler la vaisselle
3 personnes
36
Démonter le buffet
3 personnes
37
Trier les déchets
2 personnes
38
Nettoyer la salle
4 personnes
39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
40
Retirer la décoration
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
43
Vérifier les stocks
44
Retourner les matériels
2 personnes
45
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes lumineusesqté 4
Nappesqté 9
Compositions de Noëlqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone

Nettoyage

Poubellesqté 5

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant les invitations, puis prévoyez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réception. Vous aurez le temps de traiter les réponses et d’adapter la commande du traiteur.
Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins de transport. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement, sinon les quantités restent approximatives.
Répartissez les bénévoles avec des horaires précis : ouverture de la salle, installation, accueil et rangement. Prévoyez au moins 2 personnes pour l’accueil et une personne responsable des boissons.
Préparez le buffet avant de remplir les glacières. Sortez les verres à eau et à vin, les assiettes, les couverts et les plateaux de service, puis vérifiez les tire-bouchons, les machines à café et les bouilloires.
Gardez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, les décorations et la musique. Testez aussi l’éclairage, le microphone et les haut-parleurs avant que la salle ne se remplisse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un vin de Noël ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez la salle et fixez le programme au début, puis arrêtez les inscriptions et la commande du traiteur au moins 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un vin de Noël ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Indiquez une date limite de réponse située 7 à 10 jours avant l’événement afin de connaître les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de personnes faut-il à l’accueil ?: Prévoyez 2 personnes pendant les 30 à 45 premières minutes : une pour vérifier la liste des visiteurs et une pour remettre les badges et orienter les invités. Elles peuvent ensuite rejoindre le buffet ou la coordination.
Quand installer la salle avant un vin de Noël ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Gardez les 15 dernières minutes pour tester la musique, l’éclairage, le café et les boissons, puis vérifier que l’entrée et le buffet sont dégagés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.