Weihnachtsumtrunk organisieren: So gelingt der Ablauf
Ein Weihnachtsumtrunk steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Saal, Datum und Programm festlegen, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering koordinieren. Plane früh, wie viele Gäste kommen, welche Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen und wer den Transport braucht. Kurz vor dem Termin werden Getränke, Snacks, Kühlung und Dekoration vorbereitet. Am Veranstaltungstag sorgen ein kontrollierter Saal, ein besetzter Empfangstisch und getestete Musik für einen reibungslosen Start.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Transportbedarf erfassen
- 7
Catering bestellen
2 Personen
- 8
Musik und Playlist auswählen
2 Personen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Besucherliste ausdrucken
- 11
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
3 Personen
- 13
Getränke kontrollieren
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 15
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Saal kontrollieren
2 Personen
- 18
Tische aufstellen
4 Personen
- 19
Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Buffet aufbauen
3 Personen
- 21
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
- 22
Licht und Musik testen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
- 25
Gäste empfangen
4 Personen
- 26
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 27
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 29
Snacks servieren
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 32
Weihnachtsaktivität betreuen
2 Personen
- 33
Abschied und Garderobe betreuen
3 Personen
- 34
Reste kühlen und etikettieren
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Geschirr sammeln
3 Personen
- 36
Buffet abbauen
3 Personen
- 37
Abfall trennen
2 Personen
- 38
Saal reinigen
4 Personen
- 39
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 40
Dekoration entfernen
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 43
Bestand prüfen
- 44
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Restmüll wegbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderständerAnz. 50
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- LichterkettenAnz. 4
- TischdeckenAnz. 9
- WeihnachtsgesteckeAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 5
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher und lege Datum und Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. So lassen sich Catering, Musik und Helfer realistisch planen.
- Setze für die Rückmeldungen eine Frist von etwa 10 bis 14 Tagen vor dem Umtrunk. Erfasse dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und Transportbedarf, damit beim Catering keine Angaben fehlen.
- Kontrolliere Getränke, Gläser, Flaschenöffner und Kühlboxen spätestens am Vortag. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Empfang und stelle Kaffee, Tee sowie Wasser getrennt vom Buffet bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: Tische und Stühle stellen, Buffet aufbauen, Weihnachtsdekoration anbringen und Licht sowie Lautsprecher testen. Eine Person sollte währenddessen ausschließlich den Empfangstisch vorbereiten.
- Drucke die Besucherliste und Namensschilder am Tag vor der Veranstaltung aus. Teile Freiwillige vorher festen Aufgaben zu, damit beim Öffnen des Saals nicht gleichzeitig Garderobe, Buffet, Musik und Gästeempfang unbesetzt bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Weihnachtsumtrunk planen?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Datum und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 5 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig für das Catering kennst.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Weihnachtsumtrunk verschicken?
- Verschicke sie idealerweise 4 bis 5 Wochen vor dem Termin und setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher. So bleiben noch einige Tage für Nachmeldungen, Einkäufe und die finale Catering-Bestellung.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Weihnachtsumtrunk?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Saal, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Getränke und Technik. Öffne den Saal erst, wenn Licht, Musik, Kaffee- und Teestation sowie der Empfangstisch kontrolliert sind.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Weihnachtsumtrunk?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Ergänze Wasser, Kaffee und Tee und kaufe einige alkoholfreie Optionen unabhängig von der Zahl der gemeldeten Gäste ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!