Organiser un trail marathon, étape par étape

Un trail marathon se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, avant d’ouvrir les inscriptions. Commence par tracer un itinéraire vérifiable, obtenir les autorisations et réserver les points de départ et d’arrivée. Ensuite, organise les secours, le chronométrage, les ravitaillements et les bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à contrôler les inscriptions, le balisage, la météo et les informations transmises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation de compétition
2
Tracer le parcours de trail
2 personnes
3
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
3 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Demander des mesures de circulation
6
Réserver les toilettes
7
Assurer la présence des secours
8
Réserver le chronométrage
9
Vérifier l’assurance
10
Publier la page des participants
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir les inscriptions
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
17
Vérifier la liste de départ
2 personnes
18
Commander les dossards
19
Collecter les informations médicales
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Envoyer la lettre aux participants
22
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
23
Récupérer les courses
3 personnes
24
Préparer les dossards
3 personnes
25
Réapprovisionner les stations d'eau
6 personnes
26
Préparer les flèches de direction
3 personnes
27
Vérifier les trousses de premiers secours
2 personnes
28
Recharger les batteries et les piles
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter l’arche de départ
4 personnes
31
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
32
Installer les tables et les tentes
6 personnes
33
Balisage du sas de départ
4 personnes
34
Délimiter la zone d'arrivée
4 personnes
35
Installer les flèches d'orientation
8 personnes
36
Installer les panneaux kilométriques
4 personnes
37
Installer les stations d'eau
8 personnes
38
Installer le système de chronométrage
3 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
41
Aménager le vestiaire
3 personnes
42
Tenir la table d’inscription
4 personnes
43
Distribuer les dossards
4 personnes
44
Récupérer les sacs
3 personnes
45
Accompagner les participants vers le sas de départ
4 personnes
46
Faire le briefing de départ
2 personnes
47
Lancer la compétition
4 personnes
48
Tenir les postes de circulation
10 personnes
49
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
50
Orienter les participants
8 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
6 personnes
52
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
4 personnes
53
Enregistrer les arrivants
4 personnes
54
Remettre la médaille
3 personnes
55
Accueillir les finishers
3 personnes
56
Servir le repas chaud
6 personnes
57
Servir le café et le thé
3 personnes
58
Régler les boissons
2 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Organiser la remise des prix
4 personnes
61
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

62
Retirer les flèches d’itinéraire
8 personnes
63
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
64
Finaliser la distribution des sacs
3 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Rassembler les déchets
6 personnes
67
Nettoyer le lieu
6 personnes
68
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
69
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Partager les photos des participants
74
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de cateringqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 12
Portantsqté 3

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 120
Bornes kilométriquesqté 43
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de finisherqté 350
Barrières de zone de départqté 20
Barrières de fouleqté 30
Ruban de parcoursqté 20
Bacs à eau pliablesqté 10
Caisses de bidonsqté 20
Presse-papiersqté 15
Stylosqté 50
Siffletsqté 20

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 6
Talkies-walkiesqté 20
Téléphones portablesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Câbles de rechargeqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 20

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures chauffantesqté 30
Packs de froidqté 20
Gants jetablesqté 100
Pansementsqté 200
Ruban de sportqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 350
Couverts réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 150
Thermosqté 12

Cuisine

Glacièresqté 12
Bacs à glaceqté 8
Carafesqté 20
Louchesqté 12
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateauxqté 12
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Désinfectantqté 4

Administration

Listes de participantsqté 20
Cartes d'itinéraireqté 400
Badges des bénévolesqté 50
Pots à crayonsqté 8
Braceletsqté 400

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant toute communication : vérifie son accessibilité, les passages sensibles et les mesures de circulation nécessaires. Imprime une carte claire et prévois un contrôle du balisage avant le départ.
Ne laisse pas la sécurité pour la dernière semaine. Confirme suffisamment tôt la présence des secours, l’assurance, les moyens de communication et les personnes responsables de chaque zone.
Dimensionne les ravitaillements avec les effectifs inscrits et le profil du parcours. Contrôle les bacs à eau, les caisses de bidons et le réapprovisionnement avant le départ, surtout sur les portions isolées.
Répartis les bénévoles par poste, horaire et moyen de contact, puis envoie la liste finale avec les consignes. Le jour J, les talkies-walkies et les téléphones évitent de dépendre d’un seul coordinateur.
Prépare les dossards, la liste de départ et les informations médicales plusieurs jours avant la course. Vérifie aussi la météo et envoie la lettre aux participants avant le départ pour limiter les questions au retrait des dossards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un trail marathon ?: Prévois au moins 6 mois pour un premier trail marathon. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation de compétition, de sécuriser le parcours, de réserver les secours et d’ouvrir les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un trail marathon ?: L’autorisation doit être demandée dès que le parcours et la date sont suffisamment définis, idéalement 4 à 6 mois avant la course. Les délais varient selon les autorités et les mesures de circulation nécessaires.
Quand ouvrir les inscriptions d’un trail marathon ?: Ouvre les inscriptions après avoir validé le parcours, le lieu de départ et d’arrivée, l’assurance et le dispositif de sécurité. En pratique, cela peut se faire environ 3 à 4 mois avant l’épreuve.
Quand préparer le balisage et les ravitaillements ?: Contrôle le matériel de balisage et les ravitaillements au plus tard la veille, puis installe et vérifie le parcours le jour de la course. Prévois une dernière vérification 2 à 3 heures avant le départ.

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