Cómo organizar un trail maratón sin perder el control

Un trail maratón se organiza en este orden: permisos y ruta, seguridad y servicios, inscripciones, personal y logística del día de la carrera. Empieza por definir el recorrido y comprueba su accesibilidad antes de reservar la salida y la meta. Después coordina tráfico, primeros auxilios, cronometraje y aseos, porque son servicios difíciles de conseguir a última hora. La semana final se centra en dorsales, previsión meteorológica, mapa, voluntarios y reposición de los puntos de agua.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso de competición
2
Definir la ruta del recorrido
2 personas
3
Comprobar la accesibilidad de la ruta
3 personas
4
Reservar la salida y la meta
5
Solicitar medidas de tráfico
6
Reservar los aseos
7
Asignar personal de primeros auxilios
8
Reservar control horario
9
Comprobar el seguro
10
Publicar la página de participantes
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Abrir inscripciones
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
17
Comprobar la lista de salida
2 personas
18
Pedir dorsales
19
Recopilar información médica
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Enviar la carta a los participantes
22
Imprimir el mapa de ruta
2 personas
23
Recoger la compra
3 personas
24
Preparar los dorsales
3 personas
25
Reponer los puntos de agua
6 personas
26
Preparar las flechas de ruta
3 personas
27
Comprobar los botiquines de primeros auxilios
2 personas
28
Cargar baterías y pilas
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Montar el arco de salida
4 personas
31
Montar el arco de meta
4 personas
32
Montar mesas y carpas
6 personas
33
Delimitar la salida
4 personas
34
Delimitar la zona de llegada
4 personas
35
Colocar flechas de ruta
8 personas
36
Colocar los hitos del kilómetro
4 personas
37
Montar estaciones de agua
8 personas
38
Instalar control horario
3 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
41
Montar el guardarropa
3 personas
42
Atender la mesa de inscripción
4 personas
43
Repartir dorsales
4 personas
44
Recoger las bolsas
3 personas
45
Guiar a los participantes a la zona de salida
4 personas
46
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
47
Iniciar la competición
4 personas
48
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
49
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
50
Reenviar a los participantes
8 personas
51
Rellenar las bebidas
6 personas
52
Reponer fruta y snacks
4 personas
53
Registrar a los finalistas
4 personas
54
Entregar la medalla
3 personas
55
Dar la bienvenida a los finalistas
3 personas
56
Servir la comida caliente
6 personas
57
Servir café y té
3 personas
58
Cobrar bebidas
2 personas
59
Comprobar los resultados
2 personas
60
Realizar la entrega de premios
4 personas
61
Recibir a los últimos participantes
3 personas

Seguimiento

62
Retirar las flechas de ruta
8 personas
63
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
64
Finalizar la entrega de bolsas
3 personas
65
Lavar la vajilla
4 personas
66
Recoger la basura
6 personas
67
Limpiar el lugar
6 personas
68
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
69
Guardar el equipo de forma segura
3 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Compartir fotos de los participantes
74
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas de cateringcant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 12
Percheroscant. 3

Material deportivo

Arco de salida
Arco de meta
Flechas de rutacant. 120
Señales de kilómetrocant. 43
Cinta de señalizacióncant. 12
Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallas de metacant. 350
Vallas de la zona de salidacant. 20
Vallas de control de multitudescant. 30
Cinta de recorridocant. 20
Cubetas de agua plegablescant. 10
Cajas para bidonescant. 20
Portapapelescant. 15
Bolígrafoscant. 50
Silbatoscant. 20

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Tabletscant. 6
Walkie-talkiescant. 20
Teléfonos móvilescant. 6
Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Cables de cargacant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas frontalescant. 20

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 30
Bolsas de fríocant. 20
Guantes desechablescant. 100
Tiritascant. 200
Cinta deportivacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platos reutilizablescant. 350
Cubiertos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 150
Termoscant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 12
Cajas de hielocant. 8
Jarras de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejascant. 12
Bandejas de comidacant. 20

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Desinfectantecant. 4

Administración

Listas de participantescant. 20
Mapas de rutacant. 400
Credenciales de voluntarioscant. 50
Portalápicescant. 8
Pulserascant. 400

Catering

Compras

Consejos

Define la ruta con varios meses de margen y recórrela completa: comprueba cruces, zonas estrechas, cobertura telefónica y el acceso para los equipos de emergencia antes de solicitar las medidas de tráfico.
Cierra los servicios críticos al menos 8 semanas antes: permiso de competición, seguro, aseos, control horario, primeros auxilios y reservas de salida y meta suelen limitar la fecha disponible.
Abre las inscripciones solo cuando tengas clara la distancia, el recorrido y el sistema de cronometraje. Pide los datos médicos y las preferencias dietéticas durante el registro, no por mensajes sueltos la última semana.
Calcula los voluntarios por puesto, no solo por el total de corredores: salida, meta, cruces, avituallamientos y puntos de control necesitan responsables identificados y comunicación por walkie-talkie o teléfono.
Prepara dorsales, flechas, señales de kilómetro, vallas y cinta de recorrido el día anterior. Revisa cada punto de agua con una hora de reposición y asigna a una persona para comprobarlo durante la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un trail maratón?: Empieza entre 4 y 6 meses antes. Reserva cuanto antes la ruta, la salida y la meta, y tramita los permisos y las medidas de tráfico antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un trail maratón?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes si necesitas preparar dorsales, lista de salida, medallas y carta a los participantes. Así puedes incorporar cambios sin rehacer todo el material el día anterior.
¿Cuántos puntos de agua necesita un trail maratón?: Planifica un punto aproximadamente cada 5 a 8 kilómetros, ajustándolo al desnivel, la temperatura y la dificultad del terreno. Cada punto debe tener una persona responsable de reponer agua y comunicar incidencias.
¿Qué se prepara el día antes de un trail maratón?: Deja listos dorsales, mapa, flechas, señales de kilómetro, vallas, cinta, material de cronometraje y equipos de comunicación. Haz también una revisión final de la ruta y confirma por escrito la llegada de voluntarios, primeros auxilios y aseos.

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