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Checklist pour organiser un tournoi de hockey sur glace

Un tournoi de hockey sur glace demande une coordination précise entre les équipes, la patinoire, les arbitres et les bénévoles. Cette checklist de 67 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du format jusqu’à l’ouverture du lieu. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, feuilles de score, équipements de rechange, boissons à refroidir et informations d’itinéraire. Utilisez-la pour suivre les préparatifs sans laisser les détails de dernière minute s’accumuler.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le format du tournoi

    2 personnes

  • Inviter les équipes

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Confirmer le lieu

  • Finaliser les arbitres

    2 personnes

  • Assurer la présence des secours

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les coordonnées de l'équipe

    2 personnes

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Confirmer les participants

  • Envoyer les règles de la compétition

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Commander les prix

  • Établir la liste de courses

    2 personnes

  • Commander des consommations

  • Vérifier les chemises et les gilets

    2 personnes

  • Imprimer les feuilles de score

  • Imprimer la liste des participants

  • Envoyer les informations sur l’itinéraire

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les consommations

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Préparer les sacs de tournoi

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Installer le comptoir du tournoi

    3 personnes

  • Monter la table de catering

    3 personnes

  • Aménager l’espace public

    4 personnes

  • Installer la table de compétition

    2 personnes

  • Installer le tableau des scores

    2 personnes

  • Tester les enceintes

    2 personnes

  • Vérifier les marquages du terrain

    2 personnes

  • Vérifier les buts et les filets

    2 personnes

  • Préparer les palets et le matériel

    2 personnes

  • Briefer les arbitres

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    3 personnes

  • Accueillir les équipes

    4 personnes

  • Distribuer les maillots de match

    2 personnes

  • Faire le briefing de l’équipe

    2 personnes

  • Annoncer l'ouverture

  • Encadrer les matchs

    6 personnes

  • Enregistrer les scores

    2 personnes

  • Annoncer les pauses

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Ravitailler le catering

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Vérifier les scores finaux

    2 personnes

  • Encadrer la finale

    6 personnes

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Annoncer la clôture

Suivi

  • Rassembler le matériel

    4 personnes

  • Démonter le comptoir du tournoi

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer l'espace public

    3 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Rendre le matériel loué

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Traiter les objets trouvés

  • Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 40
  • Tabourets de barqté 8
  • Bancs de vestiaireqté 12
  • Porte-manteauxqté 8
  • Poubellesqté 8

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Gobelets à caféqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Petits bolsqté 20
  • Plateaux de serviceqté 12

Équipement

  • Glacièresqté 6
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Tableau des scores
  • Ordinateur portable
  • Imprimante

Matériel de sport

  • Palets de hockey sur glaceqté 60
  • Chasubles d’entraînementqté 40
  • Bâtons de hockey de rechangeqté 12
  • Casques de rechangeqté 6
  • Siffletsqté 6
  • Chronomètresqté 4
  • Cônesqté 20
  • Ruban de sportqté 12
  • Kit de réparation pour la glace
  • T-shirts d’équipeqté 80
  • Bacs à puckqté 4
  • Piles du tableau d’affichageqté 4

Bureau

  • Presse-papiersqté 12
  • Stylos à billeqté 30
  • Marqueursqté 12
  • Papierqté 500
  • Étiquettes nominativesqté 120
  • Braceletsqté 150
  • Dossiers de matchqté 12
  • Listes de prixqté 8

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Cartes de nom d’équipeqté 8
  • Bannière du tournoi
  • Flèches directionnellesqté 12

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Chariot de nettoyage

Catering

  • Courses

Prix

  • Trophées pour les gagnantsqté 3
  • Médaillesqté 40
  • Rubans de prixqté 40

Sécurité

  • Trousse de premiers secoursqté 2
  • Packs de froidqté 12
  • Gilets de sécuritéqté 12
  • Lampes de pocheqté 4

Conseils

  • Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : nombre d’équipes, durée des matchs, règles de classement et horaires prévus. Ces choix déterminent directement le planning, le nombre d’arbitres et le matériel nécessaire.
  • Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis relancez les équipes dont les coordonnées ou les informations restent incomplètes au plus tard une semaine avant le tournoi.
  • Préparez le planning des matchs après avoir confirmé les participants. Envoyez les règles, les horaires et l’itinéraire au moins 5 jours à l’avance pour limiter les retards à l’arrivée.
  • Prévoyez du matériel de remplacement, notamment des palets, des bâtons, des casques, des sifflets et des chronomètres. Vérifiez aussi les chasubles, les rallonges et les multiprises la veille.
  • Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer le tableau des scores, l’ordinateur, l’imprimante, les feuilles de score, les boissons et les sacs de tournoi avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de hockey sur glace ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer la patinoire, les équipes, les arbitres, les secours, les bénévoles et les commandes de matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de hockey sur glace ?
Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le tournoi. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement afin de finaliser les équipes, les besoins alimentaires et le planning.
Quand envoyer le planning des matchs aux équipes ?
Envoyez le planning et les règles de la compétition au moins 5 jours avant le tournoi. Une dernière confirmation des participants peut être demandée 48 heures avant l’ouverture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un tournoi de hockey sur glace ?
Prévoyez au minimum 2 heures avant le premier match pour installer l’accueil, le tableau des scores, les feuilles de score, les vestiaires, les boissons et le matériel de secours. Ajoutez du temps si l’imprimante ou la sonorisation doit être testée sur place.

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