Organiser un tournoi de dames, étape par étape

Un tournoi de dames se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, choisir la formule, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine le planning, le nombre de jeux et le besoin en arbitres ou bénévoles. Prévoyez aussi le temps d’installation des tables, des pendules et de la table d’inscription. Les oublis les plus fréquents concernent les règles imprimées, les feuilles de score, les horloges de secours et la clôture tardive des inscriptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2
Réserver le lieu
3
Définir la formule de la compétition
2 personnes
4
Rédiger les règles du tournoi
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
9
Commander les prix
10
Clôturer la liste des participants
11
Établir le planning des matchs
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de score
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les jeux de dames
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Préparer les plateaux de jeu
2 personnes
21
Installer la table du concours
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
26
Briefing des encadrants de la compétition
3 personnes

Événement

27
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Expliquer les règles du tournoi
30
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
31
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Servir les en-cas de pause
3 personnes
34
Accompagner les parcours de suivi
4 personnes
35
Ranger les tables entre les services
2 personnes
36
Vérifier les scores finaux
2 personnes
37
Remettre les prix
2 personnes
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Collecter les ensembles de dames
3 personnes
40
Ranger le service traiteur
3 personnes
41
Trier les déchets
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer la salle
3 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Fermer le lieu
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Publier les résultats
48
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 50
Table d'inscription

Matériel de sport

Sets de damesqté 25
Plateaux de damesqté 25
Pions de damesqté 25
Tapis damierqté 25
Pendule de matchqté 25
Horloges de secoursqté 3
Panneaux de scoreqté 4
Stylosqté 40
Feuilles de scoreqté 150
Dossiers de matchqté 6
Prixqté 6
Règles du tournoiqté 30
Badges nominatifsqté 40

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleur
Microphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 14
Fanions de fêteqté 4
Ruban adhésifqté 4
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant d’annoncer le tournoi. Gardez une marge d’au moins 30 minutes avant l’accueil pour ouvrir la salle, installer les tables et tester l’éclairage et la sonorisation.
Choisissez la formule avant l’envoi des invitations : elle détermine le nombre de rondes, la durée des parties et le planning. Écrivez les règles sur une feuille distribuée à chaque participant.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi. Vous pourrez alors établir les matchs, préparer les badges nominatifs et imprimer exactement le nombre nécessaire de feuilles de score.
Comptez un jeu de dames complet et une pendule par table de match, avec au moins deux horloges de secours. Vérifiez les plateaux, les pions, les stylos et les dossiers de match la veille.
Séparez clairement les espaces : table d’inscription à l’entrée, tables de jeu au centre et table des prix à part. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des joueurs et confirmez les besoins alimentaires avec le service traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recueillir les inscriptions, commander les prix et établir le planning des matchs après la clôture des participants.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de dames ?: Fermez-les au moins 3 jours avant le tournoi, ou plus tôt si le nombre de tables est limité. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les feuilles de score, les badges et le planning définitif.
Combien de jeux de dames faut-il prévoir ?: Prévoyez un jeu complet par partie simultanée, donc un plateau, les pions et une pendule pour chaque table. Ajoutez au moins deux horloges de secours et quelques stylos supplémentaires.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de dames ?: Préparez les dossiers de match, les règles, les badges, les feuilles de score et les prix. Vérifiez aussi les jeux, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et l’éclairage afin de ne pas résoudre ces problèmes pendant l’accueil.

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