Cómo organizar un torneo de damas sin improvisar
Organizar un torneo de damas requiere algo más que colocar los tableros y empezar a jugar. Primero fija la fecha y reserva una sala con espacio para las mesas, el registro y la zona de descanso. Después define el formato, redacta las reglas y cierra las inscripciones con tiempo suficiente para preparar el horario. El día del torneo, la identificación de participantes, los formularios de puntuación, los relojes y un juego de reserva por mesa evitan la mayoría de las interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del torneo
- 2
Reservar el lugar
- 3
Definir el formato de la competición
2 personas
- 4
Redactar las reglas del torneo
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar voluntarios
- 9
Encargar premios
- 10
Cerrar la lista de participantes
- 11
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Imprimir formularios de puntuación
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Comprobar los juegos de damas
2 personas
- 16
Enfriar las bebidas
2 personas
- 17
Abrir la sala
2 personas
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Preparar juegos de damas
2 personas
- 21
Montar la mesa de competición
2 personas
- 22
Montar la mesa de registro
2 personas
- 23
Preparar la restauración
3 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
- 26
Briefing para los responsables de la competición
3 personas
Evento
- 27
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 28
Registrar a los participantes
2 personas
- 29
Explicar las reglas del torneo
- 30
Guiar la primera ronda
4 personas
- 31
Recoger las hojas de puntuación
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 34
Coordinar las sesiones de seguimiento
4 personas
- 35
Recoger las mesas entre usos
2 personas
- 36
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
- 37
Entregar premios
2 personas
- 38
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 39
Reunir juegos de damas
3 personas
- 40
Recoger el catering
3 personas
- 41
Clasificar residuos
2 personas
- 42
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Empaquetar materiales
2 personas
- 45
Cerrar el recinto
2 personas
- 46
Devolver el material prestado
2 personas
- 47
Publicar los resultados
- 48
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 14
- Sillascant. 50
- Mesa de registro
Material deportivo
- Juegos de damascant. 25
- Tableros de damascant. 25
- Fichas de damascant. 25
- Esterillas de ajedrezcant. 25
- Relojes de competicióncant. 25
- Relojes de reservacant. 3
- Marcadorescant. 4
- Bolígrafoscant. 40
- Hojas de puntuacióncant. 150
- Carpetas de competicióncant. 6
- Premioscant. 6
- Reglas del torneocant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 40
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz
- Micrófono
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Mantelescant. 14
- Banderines festivoscant. 4
- Cinta adhesivacant. 4
- Carteles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Define el formato antes de abrir las inscripciones: indica si será eliminatorio, por rondas o todos contra todos, cuánto dura cada partida y cómo se resuelven los empates. Sin estas reglas, el horario se retrasa en la primera ronda.
- Cierra la lista de participantes al menos 3 días antes. Con el número definitivo puedes preparar el horario, las tarjetas de nombre, las carpetas de competición y suficientes hojas de puntuación.
- Calcula una mesa de competición por partida simultánea y deja un pasillo libre entre ellas. Comprueba cada juego de damas, tablero, ficha y reloj el día anterior, y reserva al menos un reloj de competición de repuesto.
- Prepara una mesa de registro separada de la competición y llega con 60 minutos de margen para abrir la sala, colocar las sillas, ordenar los materiales y probar el portátil, la impresora, el micrófono y la iluminación.
- No dejes la restauración para el último momento: recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, enfría las bebidas con antelación y coloca vasos, platos, cubiertos, café y té fuera de la zona de juego para evitar derrames.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de damas?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, definir las reglas y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones unos 3 días antes, cuando ya puedas preparar el horario definitivo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día del torneo?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes de la primera partida. Ese margen permite montar las mesas y la mesa de registro, preparar los juegos, colocar las hojas de puntuación y probar la técnica.
- ¿Cuántos juegos de damas y relojes necesito?
- Necesitas un juego y un reloj por cada partida simultánea, además de al menos un juego y un reloj de reserva. Comprueba todo el material el día anterior, porque una pieza o un reloj defectuoso puede detener una ronda completa.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de damas?
- Cierra la lista entre 48 y 72 horas antes del torneo. Así puedes asignar las rondas, imprimir las tarjetas de nombre y los formularios de puntuación, encargar los premios y comunicar el horario final.
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