Organiser un tournoi de calcul sans perdre le fil

Un tournoi de calcul se prépare dans un ordre précis : vous bloquez d’abord la date et les salles, puis vous gérez les inscriptions avant de composer les épreuves. Le règlement, les corrigés et le barème doivent être finalisés avant l’impression des documents. La dernière semaine sert surtout à répartir les équipes, confirmer les participants et vérifier le matériel. Prévoyez aussi l’accueil, les besoins alimentaires et le rangement de chaque manche pour éviter les improvisations le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver des salles
3
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
9
Consigner le règlement du concours
2 personnes
10
Composer les missions
3 personnes
11
Créer les corrigés
2 personnes
12
Définir la répartition des points
2 personnes
13
Établir le programme de la compétition
2 personnes
14
Établir la répartition des équipes
2 personnes
15
Envoyer la confirmation aux participants
16
Partager l’itinéraire d’accès
17
Commander les prix et les certificats
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Imprimer les consignes
2 personnes
21
Imprimer les feuilles de réponses
2 personnes
22
Imprimer les listes de participants
23
Préparer les lots par manche
3 personnes
24
Préparer le matériel
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Aménager les salles de compétition
4 personnes
30
Aménager l’espace de pause
2 personnes

Événement

31
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
32
Guider les participants vers les salles
3 personnes
33
Ouvrir le tournoi
34
Encadrer le premier tour de la compétition
8 personnes
35
Collecter les réponses du premier tour
4 personnes
36
Vérifier les réponses du premier tour
4 personnes
37
Servir les boissons de pause
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
40
Encadrer la deuxième manche du concours
8 personnes
41
Collecter les réponses du deuxième tour
4 personnes
42
Vérifier les réponses du deuxième tour
4 personnes
43
Servir des sandwichs et des fruits
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Annoncer les finalistes
46
Encadrer la finale
4 personnes
47
Vérifier la finale
3 personnes
48
Vérifier les résultats
2 personnes
49
Remettre les prix
2 personnes
50
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

51
Rassembler les déchets
4 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Nettoyer les salles de compétition
3 personnes
55
Nettoyer l’espace de pause
2 personnes
56
Compter et ranger le matériel
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Fermer le lieu
2 personnes
59
Envoyer les résultats aux participants
60
Retourner les objets restants
2 personnes
61
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 130
Table d’accueil
Nappesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètresqté 10
Horloges muralesqté 8
Microphone
Enceinte portable

Matériel de sport

Tableaux blancsqté 8
Marqueurs pour tableau blancqté 32
Cubes de calculqté 16
Règlesqté 16
Équerres géométriquesqté 32
Cartes de calculqté 160
Puzzlesqté 16

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Assiettes rondesqté 8
Flèches de signalisationqté 20
Fond de scène
Panneau de table des prix

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les salles avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une table d’accueil, des tables pour les équipes et assez de chaises pour les participants et les accompagnateurs.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les accompagnateurs.
Terminez les missions, les corrigés et la répartition des points avant d’imprimer. Préparez un lot distinct par manche avec les feuilles de réponses et les consignes correspondantes.
Envoyez la composition des équipes et le programme au moins 3 jours avant la compétition. Ajoutez l’itinéraire d’accès et l’heure d’arrivée afin de limiter les retards à l’accueil.
Testez les ordinateurs, imprimantes, rallonges, multiprises, chronomètres et matériel de calcul la veille. Mettez les boissons au frais et préparez les thermos, pichets et plateaux avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de calcul ?: Ouvrez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant le tournoi et fixez une clôture au moins 10 jours avant. Ce délai laisse le temps de vérifier les dossiers et de constituer les équipes.
Quand faut-il finaliser les épreuves et les corrigés ?: Finalisez les missions, les corrigés et le barème au plus tard 7 jours avant la compétition. Gardez ensuite quelques jours pour relire, imprimer et préparer les lots par manche.
Quand envoyer le programme et la répartition des équipes ?: Envoyez la confirmation, le programme et les équipes au moins 3 jours avant l’événement. L’itinéraire et l’heure de convocation doivent figurer dans le même message.
Que vérifier la veille d’un tournoi de calcul ?: Comptez 60 à 90 minutes pour tester le matériel, vérifier les impressions et installer les espaces. Contrôlez notamment les ordinateurs, les imprimantes, les chronomètres, le microphone et les fournitures de chaque manche.

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