Cómo organizar un torneo de cálculo sin perder el control

Un torneo de cálculo necesita más que preparar ejercicios: hay que cerrar las inscripciones, repartir a los participantes y tener cada ronda lista antes de abrir las puertas. Empieza por la fecha, las salas y las condiciones de participación; después organiza reglas, puntuación y calendario. En la última semana, convierte todo en paquetes por ronda y confirma a cada participante el acceso, el horario y el equipo asignado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar salas
3
Redactar las condiciones de participación
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Distribuir a los acompañantes
2 personas
9
Establecer las reglas de la competición
2 personas
10
Elaborar las tareas
3 personas
11
Crear modelos de respuestas
2 personas
12
Definir la distribución de puntos
2 personas
13
Elaborar el calendario de competición
2 personas
14
Hacer la distribución del equipo
2 personas
15
Enviar la confirmación a los participantes
16
Compartir la ruta de acceso
17
Pedir premios y certificados
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Imprimir tareas
2 personas
21
Imprimir las hojas de respuestas
2 personas
22
Imprimir listas de participantes
23
Preparar paquetes por ronda
3 personas
24
Preparar los materiales
2 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar sillas
3 personas
28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
29
Montar las salas de competición
4 personas
30
Preparar la sala de descanso
2 personas

Evento

31
Atender la mesa de registro
2 personas
32
Acompañar a los participantes a las salas
3 personas
33
Abrir el torneo
34
Coordinar la primera ronda de la competición
8 personas
35
Recoger respuestas de la primera ronda
4 personas
36
Revisar las respuestas de la primera ronda
4 personas
37
Servir bebidas del descanso
3 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Procesar el marcador parcial
2 personas
40
Dirigir la segunda ronda de la competición
8 personas
41
Recoger las respuestas de la segunda ronda
4 personas
42
Revisar las respuestas de la segunda ronda
4 personas
43
Servir bocadillos y fruta
4 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Anunciar a los finalistas
46
Coordinar la final
4 personas
47
Revisar la final
3 personas
48
Comprobar los resultados
2 personas
49
Entregar premios
2 personas
50
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

51
Recoger la basura
4 personas
52
Lavar la vajilla
3 personas
53
Recoger mesas y sillas
4 personas
54
Limpiar las salas de competición
3 personas
55
Limpiar la sala de descanso
2 personas
56
Contar y guardar los materiales
2 personas
57
Recoger objetos perdidos
58
Cerrar el recinto
2 personas
59
Enviar los resultados a los participantes
60
Devolver los artículos sobrantes
2 personas
61
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 130
Mesa de recepción
Mantelescant. 8

Equipo

Portátilescant. 4
Impresorascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cronómetroscant. 10
Relojes de paredcant. 8
Micrófono
Altavoz portátil

Material deportivo

Pizarras blancascant. 8
Rotuladores para pizarra blancacant. 32
Cubos de cálculocant. 16
Reglascant. 16
Escuadrascant. 32
Tarjetas de cálculocant. 160
Puzlescant. 16

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6

Decoración

Platos redondoscant. 8
Flechas para señalizacióncant. 20
Fondo del escenario
Cartel de mesa de premios

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el calendario. Reserva al menos 5 días para revisar datos, preferencias dietéticas y posibles cambios de última hora.
Define por escrito las reglas, el tiempo de cada ronda y la distribución de puntos. Prepara también modelos de respuestas para corregir con el mismo criterio.
Imprime las tareas, las hojas de respuestas y las listas de participantes con varios días de margen. Prepara un paquete separado para cada ronda para no mezclar documentos.
Prueba los portátiles, impresoras, cronómetros, micrófono y altavoz al menos 24 horas antes. Comprueba también cables alargadores y regletas en cada sala.
Prepara la recepción y la zona de descanso antes de que lleguen los participantes. Deja listas las bebidas, termos, jarras, vasos y bandejas, y enfría las bebidas la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de cálculo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Así puedes confirmar la fecha y las salas, abrir las inscripciones, pedir premios y dejar al menos 5 días para cerrar el calendario y los equipos.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones del torneo?: Ciérralas como mínimo 5 días antes del torneo. Necesitas ese margen para distribuir acompañantes, revisar preferencias dietéticas, asignar equipos y enviar la confirmación final.
¿Cuándo hay que imprimir las tareas y las hojas de respuestas?: Imprímelas entre 2 y 3 días antes, cuando las rondas y la puntuación estén cerradas. Guarda cada ronda en un paquete independiente y prepara algunas copias adicionales.
¿Qué se comprueba el día anterior a un torneo de cálculo?: El día anterior prueba los equipos y el sonido, revisa la lista de la compra y prepara materiales, mesas y sillas. Enfría las bebidas y deja listos termos, jarras y vasos para la recepción.

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