Organiser un tournoi de badminton sans perdre le fil

Un tournoi de badminton se prépare dans un ordre précis : choisir le format, réserver le gymnase, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre de terrains détermine directement la durée des matchs et du programme. Prévoyez aussi les bénévoles, les feuilles de match, les tableaux de score et le matériel de remplacement avant le jour J. Les boissons et les encas doivent être prêts sans gêner la circulation autour des terrains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme de la compétition
2 personnes
8
Confirmer les participants
9
Commander les prix
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les règles de la compétition
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Rassembler le matériel
3 personnes
15
Imprimer les formulaires de match
16
Ouvrir le gymnase
2 personnes
17
Mettre en place la table du tournoi
2 personnes
18
Monter les terrains de badminton
6 personnes
19
Installer les filets et les poteaux
4 personnes
20
Installer les tableaux de score
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
4 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
28
Encadrer les matchs
8 personnes
29
Saisir les scores
2 personnes
30
Remplacer les volants
2 personnes
31
Servir les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
34
Encadrer les finales
4 personnes
35
Remettre les prix
2 personnes
36
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

37
Démonter le matériel de sport
5 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer le gymnase
4 personnes
42
Vérifier le matériel
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Publier les résultats
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Bancs de brasserieqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Filets de badmintonqté 8
Poteaux de badmintonqté 16
Navettesqté 120
Raquettes de badminton de rechangeqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Ballons de matchqté 8
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Nappesqté 6
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Marqueursqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Poches de glaceqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format et la capacité du gymnase : indiquez le nombre de joueurs par équipe, les catégories et le système de matchs avant d’envoyer les invitations. Sans ces informations, les inscriptions seront difficiles à traiter.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir un programme réaliste.
Attribuez les rôles des bénévoles avant le jour J : accueil, table du tournoi, arbitrage, boissons et rangement. Prévoyez au moins une personne à la table pendant toute la compétition et une personne disponible pour les imprévus.
Préparez les documents et le matériel la veille : feuilles de match imprimées, ordinateur, imprimante, rallonges, panneaux de score, filets et poteaux. Testez les branchements avant l’ouverture du gymnase, car une multiprise manquante peut retarder toute la mise en place.
Organisez l’arrivée dans cet ordre : ouvrir le gymnase, monter les terrains, installer les filets, placer les tableaux de score, puis préparer la table du tournoi. Gardez les raquettes de rechange et les navettes près de la table, pas dans un carton inaccessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de badminton ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, lancer les inscriptions, commander les prix et finaliser le programme environ 7 jours avant la compétition.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de badminton ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant le tournoi. Il vous restera assez de temps pour confirmer les joueurs, établir les matchs et adapter les besoins en boissons, encas et bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de badminton ?: Prévoyez au moins 1 bénévole à la table du tournoi pendant toute la durée, plus 1 personne pour l’accueil et 1 pour l’installation ou le ravitaillement. Pour plusieurs terrains, ajoutez une personne capable de suivre les scores et les matchs.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de badminton ?: Préparez les feuilles de match, les tableaux de score, les listes de participants, les prix et tout le matériel sportif la veille. Vérifiez aussi l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises pour éviter un retard à l’ouverture.

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