Organiser un tirage de loterie sans perdre le fil
Un tirage de loterie réussit quand les règles, les billets et les lots sont verrouillés avant l’ouverture des portes. Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations, puis finalisez les sponsors et la procédure de tirage. Les dernières heures servent surtout à contrôler les numéros, installer l’accueil et préparer l’enregistrement des gagnants. Le jour J, une table de tirage visible, un micro qui fonctionne et une liste de participants à jour évitent la plupart des contestations.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Faire les réservations
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Fixer les règles de la loterie
2 personnes
- 5
Finaliser les prix et les sponsors
2 personnes
- 6
Rédiger la procédure de tirage au sort
- 7
Préparer l’enregistrement des gagnants
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Commander les billets de tombola et les numéros de billets
- 12
Récupérer les prix
2 personnes
- 13
Vérifier et trier les billets
2 personnes
- 14
Mettre à jour la liste des participants
- 15
Étiqueter les prix
2 personnes
- 16
Rédiger le script de présentation
- 17
Répartir les bénévoles
- 18
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 25
Installer la table de tirage
2 personnes
- 26
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 27
Installer l'éclairage
2 personnes
- 28
Suspendre la décoration
3 personnes
- 29
Installer les lots
2 personnes
- 30
Préparer les billets et les listes
2 personnes
- 31
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
- 33
Aménager les points de paiement
2 personnes
- 34
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Événement
- 35
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 36
Enregistrer les invités
2 personnes
- 37
Vendre des billets supplémentaires
2 personnes
- 38
Enregistrer l’argent et les paiements
2 personnes
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Annoncer le tirage au sort
- 43
Sceller et mélanger les bulletins
3 personnes
- 44
Tirer les billets gagnants
3 personnes
- 45
Enregistrer les numéros gagnants
2 personnes
- 46
Remettre les prix aux gagnants
2 personnes
- 47
Enregistrer les prix non retirés
- 48
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
- 49
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 50
Mettre l'argent en sécurité
2 personnes
- 51
Rassembler les prix et la documentation
2 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Démonter la sono
2 personnes
- 54
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
- 55
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
- 56
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 59
Contacter les gagnants non retirés
- 60
Clôturer les recettes et la comptabilité
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Accueil
- Table de tirage
- Poubellesqté 6
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Distributeur de tickets
- Caisses à monnaieqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 10
- Numéros de tableqté 20
- Panneau de table des prix
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
- Lampes de pocheqté 3
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles avant de commander les billets : précisez le prix, les conditions de participation, la méthode de tirage et la façon de réclamer un lot. Faites relire la procédure par au moins deux personnes.
- Récupérez les lots plusieurs jours avant le tirage, puis étiquetez-les avec un numéro et le nom du sponsor. Vérifiez chaque lot par rapport à votre liste avant de les placer sur la table des prix.
- Contrôlez les billets dès leur réception : numéros manquants, doublons et séries incomplètes doivent être réglés avant l’accueil. Gardez une liste mise à jour des participants et des billets distribués.
- Prévoyez un accueil séparé de la table de tirage. Installez l’ordinateur, l’imprimante, les moyens de paiement et les caisses à monnaie avant l’arrivée du public, puis testez le système de sonorisation et les microphones.
- Répartissez les bénévoles avant le jour J : comptez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les paiements, une pour le tirage et une pour l’enregistrement des gagnants. Gardez aussi une personne disponible pour les demandes alimentaires et les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tirage de loterie ?
- Prévoyez au moins 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, trouver les sponsors et envoyer les invitations. Terminez les règles, les lots et la procédure de tirage au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Quand faut-il commander les billets de tombola ?
- Commandez-les dès que le format du tirage et le nombre attendu de participants sont fixés, idéalement 2 à 3 semaines avant. Gardez une marge pour vérifier les numéros et remplacer une série incorrecte.
- Comment éviter les erreurs pendant le tirage ?
- Utilisez une procédure écrite et faites-la relire par 2 personnes avant l’ouverture. Pendant le tirage, annoncez chaque numéro au micro, montrez le billet tiré et notez immédiatement le gagnant et le lot attribué.
- Combien de bénévoles faut-il pour un tirage de loterie ?
- Pour un petit événement, prévoyez au moins 4 bénévoles : accueil, paiements, tirage et enregistrement des gagnants. Ajoutez une personne si vous attendez plus de 100 participants ou si les lots sont nombreux.
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