Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande un enchaînement précis entre les inscriptions, les répétitions, les costumes et la technique. Commencez par confirmer la date et la salle, puis fixez les horaires avant d’envoyer les invitations. Les dernières semaines servent à vérifier les danseurs, la musique, les besoins techniques et le catering. La répétition finale permet ensuite de valider l’ordre musical, les changements de costumes et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Fixer les horaires de représentation
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Établir la liste des danseurs
2 personnes
Vérifier les coordonnées des danseurs
Inventorier les vêtements et costumes
3 personnes
Ajuster les costumes
3 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel technique
Réserver le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier l’accompagnement du public
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les programmes
2 personnes
Effectuer la répétition finale
12 personnes
Vérifier l’ordre musical
2 personnes
Préparer les costumes
4 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Trier les costumes
4 personnes
Aménager le coin maquillage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les danseurs
3 personnes
Enregistrer la présence des danseurs
2 personnes
Effectuer le contrôle final de la scène
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les cartes et les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Guider les visiteurs vers les places assises
3 personnes
Ouvrir la représentation
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Accompagner les danseurs pendant l’habillage
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
Garder les vestiaires propres
2 personnes
Reprendre le spectacle
2 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Animer les échanges informels
3 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire l’état des lieux des danseurs
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Laver et ranger les costumes
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 150
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Cintresqté 100

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Pincesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Toiles de fondqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Matériel de danse

Tapis de danseqté 6
Miroirsqté 4
Matériel d’étirementqté 6
Serviettesqté 30
Bouteilles d'eauqté 30

Vêtements

Portants à vêtementsqté 6
Housses à vêtementsqté 40
Kits de coutureqté 3
Épingles de sûretéqté 100
Défroisseurs vapeurqté 2
Miroirs de maquillageqté 6
Pinceaux de maquillageqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle de répétition plusieurs semaines avant la représentation et prévoyez une répétition finale complète, avec les costumes et l’ordre musical définitif.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre de repas au traiteur au plus tard 7 jours avant le spectacle.
Vérifiez les droits musicaux avant de rassembler les fichiers audio. Testez chaque morceau sur l’ordinateur portable, la table de mixage et les haut-parleurs.
Prévoyez un portant, des cintres et un banc de vestiaire pour chaque espace de changement utilisé. Étiquetez les costumes avant la répétition finale afin d’éviter les recherches en coulisses.
Imprimez le déroulé et les programmes au moins 2 jours avant l’ouverture des portes. Désignez les bénévoles pour l’accompagnement du public, les coulisses et l’accueil technique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la représentation, une fois la date, le lieu et les horaires confirmés. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le spectacle pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour la répétition finale d’un spectacle de danse ?: Réservez au moins 3 heures pour une répétition finale complète. Gardez 30 à 45 minutes supplémentaires pour tester les projecteurs, les microphones, les câbles audio et les changements de costumes.
Quand préparer les costumes et les accessoires ?: Faites l’inventaire des vêtements et costumes 2 à 3 semaines avant la représentation. Les ajustements doivent être terminés au moins 7 jours avant, puis les costumes peuvent être regroupés et étiquetés pour chaque danseur.
Quand réserver le matériel technique et le catering ?: Réservez le matériel technique au moins 3 semaines avant le spectacle, surtout si vous avez besoin de projecteurs, de pieds d’éclairage ou de microphones sans fil. Confirmez le catering 7 jours avant, après le traitement des inscriptions.

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