Organiser un spectacle de ballet sans rien oublier

Un spectacle de ballet demande de coordonner les danseurs, la salle, la technique et l’accueil du public dans un ordre précis. Commence par confirmer la date et les horaires, puis réserve la salle de répétition et fixe les besoins techniques. Dans les dernières semaines, les costumes, la musique, le programme et le catering deviennent prioritaires. Cette checklist rassemble les 70 tâches et 61 fournitures à prévoir, des premières réservations au rangement après le spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Définir les horaires de spectacle
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Consigner les accords techniques
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir le livret du programme
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier la liste des danseurs
Essayer les costumes
3 personnes
Réparer les costumes
2 personnes
Revoir la chorégraphie
4 personnes
Préparer les réglages d’éclairage
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil du public
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Faire les courses
3 personnes
Préparer les costumes
3 personnes
Sauvegarder la musique

Événement

Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Trier les costumes par scène
3 personnes
Installer les espaces maquillage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Faire arriver les danseurs
2 personnes
Cocher la présence des danseurs
Animer l'échauffement
2 personnes
Réaliser la répétition technique
4 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Ouvrir la représentation
Présenter le spectacle
12 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Féliciter les danseurs
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Ranger les vêtements et le maquillage
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Clôturer le catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Démonter les chaises
4 personnes
Démonter les tables
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Tables de logeqté 6
Chaises pliantesqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Ordinateur portable
Clés USB de secoursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Filtres de lumièreqté 12
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Rideauxqté 4
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 3
Flèches de signalisationqté 12
Badges nominatifsqté 10

Matériel de danse

Chaussures de balletqté 24
Barres de danseqté 4
Tapis de yogaqté 12
Bandes de résistanceqté 12

Vêtements

Portants à costumesqté 6
Housses à vêtementsqté 30
Kits de coutureqté 2
Épingles de sûretéqté 100
Épingles à cheveuxqté 200
Laque pour cheveuxqté 6
Miroirs de maquillageqté 6
Kits de maquillageqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Papier d’impressionqté 2
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 6

Conseils

Bloque la salle de répétition plusieurs semaines avant le spectacle et prévois au moins une répétition générale avec les réglages de lumière et la configuration complète de la scène.
Sauvegarde les fichiers musicaux à deux endroits différents, par exemple sur un ordinateur et sur deux clés USB, puis teste chaque morceau dans la salle avant le jour J.
Planifie les essayages de costumes au plus tard 10 à 14 jours avant la représentation afin d’avoir le temps de réparer les fermetures, ourlets ou accessoires manquants.
Imprime les livrets du programme au moins 3 jours avant l’ouverture des portes. Vérifie auparavant la liste des danseurs, l’ordre des numéros et l’orthographe des noms.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et calcule les quantités de catering après la clôture des réponses. Prépare aussi l’accueil, les verres d’eau et le matériel de premiers secours avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de ballet ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Confirme d’abord la date et la salle, puis réserve les répétitions, fixe les horaires et lance les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour une répétition générale de ballet ?: Prévois au moins 3 à 4 heures, installation technique comprise. Garde une marge de 30 minutes pour les retards, les changements de costumes et les derniers ajustements de lumière.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de ballet ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le spectacle et fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand préparer les costumes et le programme ?: Organise les essayages 10 à 14 jours avant le spectacle et termine les réparations au moins 3 jours avant. Fais relire puis imprime les livrets du programme dès que la liste des danseurs et l’ordre des numéros sont définitifs.

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