Organiser un spectacle de clowns sans rien oublier
Un spectacle de clowns se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du créneau réservé aux artistes. Ensuite, les inscriptions permettent d’adapter l’espace de jeu, les quantités de goûter et l’accueil des visiteurs. Le jour J, gardez une zone dégagée, testez le son avant l’arrivée du public et prévoyez une personne pour orienter les familles. Le déroulé imprimé et la liste de contacts évitent de chercher une information au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Réserver un spectacle de clowns
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 7
Calculer les quantités de catering
- 8
Vérifier la liste des courses
- 9
Inventorier le matériel
2 personnes
- 10
Confirmer les réservations
- 11
Vérifier le lieu et la configuration de la salle
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Préparer les en-cas
3 personnes
- 15
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
- 16
Tester la technique
2 personnes
- 17
Préparer la décoration
2 personnes
- 18
Balayer la salle
2 personnes
- 19
Installer les tables
3 personnes
- 20
Installer les chaises
4 personnes
- 21
Dégager la zone de jeu
2 personnes
- 22
Suspendre la décoration
3 personnes
- 23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 24
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 25
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 26
Tester le micro et la musique
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir le clown
- 28
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 29
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 30
Prendre les vestes
2 personnes
- 31
Animer le spectacle de clowns
2 personnes
- 32
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
- 35
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
- 36
Dire au revoir aux invités et au clown
2 personnes
Suivi
- 37
Rassembler les déchets
3 personnes
- 38
Faire la vaisselle
3 personnes
- 39
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
- 40
Retirer la décoration
3 personnes
- 41
Nettoyer la salle
3 personnes
- 42
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 43
Rapporter le matériel
2 personnes
- 44
Rendre les articles empruntés
- 45
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 55
- Tablesqté 6
- Portantsqté 2
- Tables de buffetqté 3
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompes à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 4
- Bâche de fond
- Nappesqté 6
- Panneaux directionnelsqté 6
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Pied de microphone
- Lecteur audio
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Piles de rechangeqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Cuisine
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le spectacle avant d’envoyer les invitations : confirmez la durée, l’heure d’arrivée des clowns, leurs besoins techniques et l’espace minimum nécessaire. Gardez ces informations avec les coordonnées de contact.
- Fixez une date limite d’inscription, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez le nombre final de visiteurs pour calculer les boissons, les en-cas, les assiettes et les gobelets.
- Organisez la salle en trois zones : accueil, buffet et spectacle. Dégagez entièrement la zone de jeu et vérifiez que les tables, les chaises et les décorations ne gênent ni les artistes ni la visibilité des enfants.
- Testez l’enceinte, le micro, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant le début. Gardez des piles de rechange et évitez de faire passer un câble dans une zone de circulation.
- Préparez la veille les éléments qui prennent du temps : décoration, panneaux directionnels, liste des contacts, déroulé imprimé et matériel de service. Refroidissez les boissons le matin même et installez le buffet avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de clowns ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour trouver et réserver le spectacle, confirmer le lieu et envoyer les invitations. Fixez ensuite la date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de clowns ?
- Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance, dès que la date, le lieu et l’horaire du spectacle sont confirmés. Demandez une réponse au plus tard 5 à 7 jours avant la représentation.
- Quelle place prévoir pour un spectacle de clowns ?
- Réservez une zone de jeu dégagée, séparée du buffet et de l’accueil, en fonction des indications données par les artistes. Vérifiez la configuration de la salle au moins une semaine avant, puis refaites un contrôle le jour même.
- Quand installer la sonorisation et le buffet ?
- Installez le buffet et la sonorisation environ 2 heures avant l’arrivée du public. Testez le micro et l’enceinte avec le lecteur audio, puis gardez les câbles et les multiprises hors des passages.
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