Eine Clownshow Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Clownshow entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine freie Spielfläche, getestete Tontechnik und ein klarer Zeitplan. Beginne mit Termin, Ort und der Reservierung der Clownshow; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Mengenplanung für Essen und Getränke. Kurz vor dem Termin prüfst du Raumaufteilung, Material und Technik. Am Veranstaltungstag werden Empfang, Buffet und Spielfläche getrennt vorbereitet, damit die Kinder freie Sicht haben und der Auftritt pünktlich beginnen kann.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Clownshow reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Besucherliste aktualisieren
- 7
Cateringmengen berechnen
- 8
Einkaufsliste prüfen
- 9
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 10
Reservierungen bestätigen
- 11
Location und Raumaufteilung prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Getränke kühlen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 15
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Dekoration bereitlegen
2 Personen
- 18
Saal kehren
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Spielfläche freiräumen
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Buffettische einrichten
3 Personen
- 25
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 26
Mikrofon und Musik testen
2 Personen
Event
- 27
Clown empfangen
- 28
Besucher begrüßen
3 Personen
- 29
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 30
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 31
Clownsshow betreuen
2 Personen
- 32
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
- 35
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
- 36
Gäste und Clown verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Abfall sammeln
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 39
Buffet und Küche reinigen
2 Personen
- 40
Dekoration entfernen
3 Personen
- 41
Saal reinigen
3 Personen
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
- 45
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 55
- TischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- BuffetischeAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpenAnz. 2
- GirlandenAnz. 4
- Hintergrundtuch
- TischdeckenAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Clownshow zuerst und bestätige Termin, Ort, Auftrittsdauer sowie deine Kontaktperson spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung. So lassen sich Einladungen und Raumplanung auf verlässliche Zeiten abstimmen.
- Führe eine aktuelle Besucherliste und erfasse Ernährungswünsche bis etwa 7 Tage vorher. Rechne die Cateringmengen erst danach aus, damit Sonderkost und die Zahl der Kinder nicht untergehen.
- Plane die Spielfläche ohne Tische und Stühle und stelle die Sitzplätze mit Abstand zum Auftritt auf. Ein Empfangstisch, Kleiderständer und Wegweiser sollten außerhalb dieser Fläche stehen.
- Schließe Lautsprecher, Mikrofon, Musikplayer und Verlängerungskabel am Vortag an und teste alles mindestens 30 Minuten. Lege Ersatzbatterien bereit; ein Techniktest am Veranstaltungstag kommt oft zu spät.
- Bereite Getränke, Snacks, Geschirr und Dekoration getrennt vor und drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus. Getränke können am Vorabend gekühlt werden, während Ballons, Girlanden und Tischdecken erst nach dem Kehren aufgehängt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Clownshow buchen?
- Buche den Clown mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Termin, bei beliebten Wochenenden besser früher. Bestätige die Reservierung, sobald Datum, Ort und Auftrittszeit feststehen.
- Wie viel Platz braucht eine Clownshow?
- Plane mindestens 3 × 4 Meter freie Spielfläche ein und halte zusätzlich einen Sicherheitsabstand zu Tischen und Stühlen frei. Die genaue Fläche solltest du spätestens 7 Tage vorher mit dem Veranstaltungsort prüfen.
- Wann sollte man die Einladungen zur Clownshow verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 7 Tagen. Danach kannst du Besucherliste, Ernährungswünsche und Cateringmengen aktualisieren.
- Wann muss man die Technik für eine Clownshow testen?
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Musikplayer und Verlängerungskabel am Vortag mindestens 30 Minuten. Prüfe am Veranstaltungstag noch einmal kurz die Stromversorgung und lege Ersatzbatterien griffbereit.
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