Organiser un spectacle de bienfaisance, étape par étape

Un spectacle de bienfaisance se prépare dans cet ordre : fixer l’objectif et le budget, sécuriser la date et le lieu, puis confirmer les artistes et les besoins techniques. Ensuite, construisez le programme, ouvrez la billetterie et mettez en place le paiement des dons. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les autorisations, l’assurance, le matériel son et le suivi des bénévoles. Prévoyez aussi le catering à partir du nombre réel d’inscrits, pas d’une estimation vague.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le concept et l'objectif
3 personnes
3
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
4
Établir le programme
3 personnes
5
Confirmer les artistes et les équipes
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Faire les réservations
2 personnes
8
Vérifier les autorisations
9
Vérifier l’assurance
10
Créer une page de collecte de fonds
2 personnes
11
Organiser le mode de paiement pour les dons
2 personnes
12
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
13
Créer l’affiche et l’image du programme
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
16
Envoyer le communiqué de presse
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Calculer les quantités de catering
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Élaborer le déroulé
2 personnes
22
Distribuer la liste de contacts
23
Vérifier la billetterie
2 personnes
24
Imprimer le programme
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Tester la technique
3 personnes
27
Organiser le briefing des artistes
4 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer le service traiteur
4 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Nettoyer l’espace d’accueil
2 personnes
33
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
37
Monter la technique
3 personnes
38
Régler l’éclairage
2 personnes
39
Effectuer la vérification du son
3 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Installer la table de dons
2 personnes
44
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
45
Préparer les livrets de programme
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Aménager les coulisses
2 personnes
49
Accueillir le public
4 personnes
50
Contrôler les billets
2 personnes
51
Distribuer le programme
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Animer le spectacle
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Enregistrer les dons
2 personnes
57
Répondre aux questions du public
2 personnes
58
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
59
Servir le catering du soir
4 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Traiter les derniers dons
2 personnes
62
Saluer le public au revoir
3 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

64
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Démonter la technique
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la salle
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
72
Vérifier les recettes
2 personnes
73
Mettre à jour le récapitulatif des dons
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
75
Archiver les photos et les fichiers
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Petites cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Rideauxqté 4
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Tissus décoratifsqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Boîtes de donsqté 3
Mur photo

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le budget et le prix du billet avant de réserver les artistes. Gardez une ligne séparée pour les frais techniques, le catering, l’impression et les imprévus, idéalement 10 % du budget total.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 3 semaines avant le spectacle. Faites confirmer par écrit les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage et ordinateur nécessaires.
Ne laissez pas la collecte de dons pour le jour J. Créez la page de collecte et le mode de paiement au moins 2 semaines à l’avance, puis testez chaque parcours de paiement avec un petit montant.
Fermez les inscriptions 48 heures avant l’événement pour calculer les quantités de repas, de verres, d’assiettes et de boissons. Ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les invités de dernière minute et les équipes.
Préparez un déroulé minuté et distribuez la liste de contacts aux bénévoles avant l’ouverture des portes. Désignez une personne pour la billetterie, une pour les artistes et une pour les dons afin d’éviter les décisions sans responsable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de bienfaisance ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un spectacle avec artistes, billetterie et collecte de dons. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, la technique et la communication.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un spectacle de bienfaisance ?: Confirmez les artistes idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Demandez immédiatement leurs horaires, leurs besoins techniques, la durée de leur prestation et les conditions d’accueil.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du spectacle ?: Pour une petite salle, prévoyez au minimum 1 bénévole pour 25 à 30 spectateurs, en plus d’un responsable général. Réservez des personnes distinctes pour l’accueil, la billetterie, les dons, les artistes et la restauration.
Quand calculer le catering pour un spectacle de bienfaisance ?: Calculez les quantités 48 heures avant l’événement, une fois les inscriptions presque closes. Prévoyez les besoins alimentaires signalés et une marge de 5 à 10 % pour les bénévoles, artistes et invités supplémentaires.

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