Cómo organizar un espectáculo benéfico sin perder el control

Empieza por fijar la fecha, el lugar y el objetivo de recaudación antes de contactar con artistas o proveedores. Después cierra el presupuesto, el precio de las entradas y las necesidades técnicas; así sabrás qué puedes confirmar sin comprometer el resultado. La parte benéfica necesita además un método claro para recibir donaciones y comunicar cuánto se recauda. Reserva las últimas semanas para inscripciones, voluntarios, catering, acreditaciones y pruebas de sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Registrar la presentación y el objetivo
3 personas
3
Definir el presupuesto y el precio de las entradas
2 personas
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Confirmar a artistas y personal
2 personas
6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
7
Hacer reservas
2 personas
8
Comprobar permisos
9
Comprobar el seguro
10
Crear una página de recaudación de fondos
2 personas
11
Gestionar el método de pago para las donaciones
2 personas
12
Escribir texto promocional
2 personas
13
Crear el póster y la imagen del programa
2 personas
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
16
Enviar nota de prensa
17
Gestionar inscripciones
2 personas
18
Recoger preferencias dietéticas
19
Calcular las cantidades de catering
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Desarrollar el programa
2 personas
22
Distribuir la lista de contactos
23
Comprobar la venta de entradas
2 personas
24
Imprimir el programa
2 personas
25
Preparar acreditaciones
2 personas
26
Probar la técnica
3 personas
27
Realizar la reunión informativa con los artistas
4 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Preparar el catering
4 personas

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Limpiar la sala de recepción
2 personas
33
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Despejar el espacio del escenario
3 personas
37
Montar la técnica
3 personas
38
Ajustar la iluminación
2 personas
39
Realizar la prueba de sonido
3 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Preparar el buffet de catering
3 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Montar la mesa de donaciones
2 personas
44
Montar el mostrador de entrada
2 personas
45
Dejar listos los programas
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
3 personas
47
Recibir a los artistas
2 personas
48
Montar backstage
2 personas
49
Recibir al público
4 personas
50
Comprobar los mapas
2 personas
51
Repartir el programa
2 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Coordinar la presentación
3 personas
54
Reponer el bufé del descanso
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Registrar donaciones
2 personas
57
Responder preguntas del público
2 personas
58
Coordinar la segunda función
3 personas
59
Servir el catering de la noche
4 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Procesar las donaciones finales
2 personas
62
Despedir al público
3 personas
63
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

64
Recoger comida y bebida
4 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Desmontar equipo técnico
3 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar la sala
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
72
Comprobar el rendimiento
2 personas
73
Actualizar el resumen de donaciones
2 personas
74
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
75
Archivar fotos y archivos
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Repartir la comida sobrante
2 personas
79
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 8
Linternascant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Cortinascant. 4
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Paños decorativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 8
Cajas de donacionescant. 3
Photowall

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define el objetivo económico y el presupuesto antes de publicar el precio de las entradas. Separa los costes fijos, como sonido, permisos y seguros, de los variables, como catering y material por asistente.
Confirma a artistas, personal y necesidades técnicas por escrito al menos 4 semanas antes. Pide entradas, horarios, número de micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y portátil necesarios para cada actuación.
No dejes los permisos, el seguro y las reservas para el último momento: compruébalos como mínimo 6 semanas antes. Un cambio de ubicación o de aforo puede afectar al programa, las entradas y el presupuesto.
Abre la página de recaudación y configura el método de pago antes de enviar invitaciones. Prueba una donación y una inscripción desde otro dispositivo para detectar errores antes de la promoción.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con una fecha límite. Asigna voluntarios por turnos y prepara acreditaciones, programa impreso y lista de contactos durante la semana anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fecha, ubicación, objetivo y presupuesto; deja al menos 6 semanas para permisos, seguro y proveedores.
¿Cómo se calcula el precio de las entradas de un espectáculo benéfico?: Suma los costes previstos y divide el importe que necesitas cubrir entre el número realista de asistentes. Añade una opción de donación y revisa el precio entre 4 y 6 semanas antes de abrir la venta.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y el equipo técnico?: Confirma artistas, personal y requisitos técnicos como mínimo 4 semanas antes. Haz una prueba de sonido y revisa micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas durante la semana del evento.
¿Cuánta comida y bebida necesito para el espectáculo?: Calcula las cantidades con las inscripciones cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Para el primer servicio, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona y ajusta platos, vasos, café y postre según las preferencias registradas.

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