Organiser un salon sous tente, étape par étape

Un salon sous tente se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant de solliciter les exposants. Les points qui posent le plus souvent problème sont le plan des stands, l’alimentation électrique, l’accès au site et le montage de la tente. Prévoyez aussi une vraie marge pour la météo et pour l’accueil des visiteurs le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2
Réserver le lieu
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Envoyer les informations aux exposants
9
Créer le plan des stands
2 personnes
10
Recenser les points d’alimentation électrique
11
Élaborer l’itinéraire de stationnement
12
Déterminer l'itinéraire d'accès
13
Concevoir la signalétique
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer la liste d’inscription
16
Vérifier les prévisions météo
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
2 personnes
19
Vérifier le matériel de la tente
2 personnes
20
Tester les rallonges
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Balisage du site
3 personnes
24
Monter les structures de tente
6 personnes
25
Fixer les toiles de tente
4 personnes
26
Vérifier les citernes du chapiteau
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Placer les numéros des stands
2 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
33
Installer la table traiteur
2 personnes
34
Installer le comptoir de caisse
2 personnes
35
Installer le matériel de présentation
4 personnes
36
Installer les bannières et les drapeaux
3 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Vérifier les installations sanitaires
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Enregistrer les exposants
2 personnes
43
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
46
Présenter le programme
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Contrôler les glacières
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Réapprovisionner les toilettes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
55
Immortaliser les moments photo
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’éclairage
2 personnes
59
Rassembler le matériel de présentation
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
64
Démonter les structures de tente
6 personnes
65
Rendre le terrain propre
3 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Ranger la décoration propre et sèche
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Bannière de bienvenue
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations aux exposants. Demandez leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription, puis envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le salon.
Dessinez le plan des stands avant de louer ou d’installer les tables. Gardez des passages dégagés et vérifiez que chaque emplacement dispose d’une rallonge ou d’un point d’alimentation adapté.
Préparez les accès séparément pour les exposants et les visiteurs. Un itinéraire de stationnement, une signalétique visible et une liste d’inscription imprimée évitent les bouchons à l’arrivée.
Contrôlez la tente et le matériel électrique la veille : toiles, structures, rallonges, multiprises et lampes rechargeables. Ne découvrez pas le matin même qu’une machine à café ou un terminal de paiement manque de prise.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin de l’installation. Montez et fixez les tentes avant de disposer les nappes, chaises, glacières, boissons et matériel d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon sous tente ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, inviter les exposants, traiter les inscriptions et préparer le plan des stands. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les contrôles du matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon sous tente ?: Faites une première relance environ 3 semaines avant l’événement, puis confirmez définitivement les exposants 7 jours avant. À ce moment-là, transmettez les horaires, l’accès, le stationnement et l’emplacement prévu.
Comment prévoir l’électricité sous une tente ?: Recensez les points d’alimentation lors de la conception du plan des stands, au moins 2 semaines avant le salon. Testez toutes les rallonges et multiprises la veille, en séparant si possible les appareils puissants des éclairages et du son.
Que faire s’il pleut le jour du salon sous tente ?: Vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant le montage. Les toiles doivent être correctement fixées avant l’installation des stands, et les équipements électriques doivent rester protégés de l’eau et des zones de passage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.