Eine Zeltmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Zeltmesse beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufbau der Zelte, sondern mit Fläche, Ablauf und Ausstellern. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und Standort fest, danach planst du Anmeldungen, Standaufteilung, Strom und Besucherwege. Erst wenn diese Punkte stehen, lohnt sich der Einkauf und die Materialkontrolle. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag klare Zufahrten, getestete Verlängerungskabel und ein Plan für wechselhaftes Wetter.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeiten festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 8
Informationen für Aussteller senden
- 9
Standplan erstellen
2 Personen
- 10
Stromanschlüsse erfassen
- 11
Parkroute ausarbeiten
- 12
Zugangsweg festlegen
- 13
Beschilderung entwerfen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Anmeldeliste ausdrucken
- 16
Wettervorhersage prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Zeltmaterialien kontrollieren
2 Personen
- 20
Verlängerungskabel testen
2 Personen
- 21
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 23
Gelände absperren
3 Personen
- 24
Zeltkonstruktionen aufbauen
6 Personen
- 25
Zelttücher befestigen
4 Personen
- 26
Zeltanker kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Standnummern anbringen
2 Personen
- 30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 34
Kassentisch einrichten
2 Personen
- 35
Präsentationsmaterial aufstellen
4 Personen
- 36
Banner und Fahnen aufstellen
3 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Toilettenanlagen prüfen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 43
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 44
Besucher begrüßen
3 Personen
- 45
Besucher registrieren
2 Personen
- 46
Programm vorstellen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kühlboxen kontrollieren
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten auffüllen
- 53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 54
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 55
Fotomomente festhalten
- 56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 57
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 59
Präsentationsmaterial sammeln
4 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 63
Cateringtisch reinigen
2 Personen
- 64
Zeltkonstruktionen abbauen
6 Personen
- 65
Gelände sauber übergeben
3 Personen
- 66
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 69
Dekoration sauber und trocken aufbewahren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 24
- StehtischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischgarniturenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 24
- KleiderständerAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare LampenAnz. 10
- Handmikrofon
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kartenterminal
- TaschenrechnerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TassenAnz. 40
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- StandnummernschilderAnz. 30
- Willkommensbanner
- WimpelkettenAnz. 12
- BannerAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- SeilAnz. 4
- KabelbinderAnz. 200
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Standort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe dabei nicht nur die Fläche, sondern auch Zufahrt, Parkmöglichkeiten und vorhandene Strompunkte. Für jede Zeltreihe sollte feststehen, wie Besucher und Aussteller sie erreichen.
- Lade Aussteller spätestens 6 Wochen vor der Messe ein und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Frage dabei direkt nach Standgröße, Strombedarf, Aufbauzeit und besonderen Anforderungen.
- Erstelle die Standübersicht, sobald die Anmeldungen geschlossen sind, und verschicke die Informationen mindestens 7 Tage vor dem Termin. Eine einfache Nummerierung hilft bei Namensschildern, Anmeldung und Orientierung auf dem Gelände.
- Plane den Aufbau rückwärts von der Öffnungszeit: Für Zeltkonstruktionen, Zeltplanen, Tische und Beschilderung solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden einrechnen. Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Lampen testest du vor dem Aufbau, nicht erst vor Ort.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Fülle Kühlboxen, stelle Kaffee, Tee und Wasser rechtzeitig bereit und halte zusätzliche Befestigungen sowie trockene Aufbewahrungsmöglichkeiten für Material bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Zeltmesse planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Standort und Ausstelleransprache. Die Standaufteilung und die verbindlichen Informationen sollten spätestens 2 Wochen vor der Messe abgeschlossen sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Zeltmesse?
- Für eine kleine bis mittlere Zeltmesse solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit einplanen. Bei mehreren Zeltreihen, vielen Standflächen oder unebenem Gelände ist ein zusätzlicher Zeitpuffer von 1 bis 2 Stunden sinnvoll.
- Wann sollte man die Aussteller einer Zeltmesse bestätigen?
- Bestätige die Aussteller nach Ablauf der Anmeldefrist, normalerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und Strominformationen sollten spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.
- Wie viele Stromanschlüsse braucht eine Zeltmesse?
- Zähle zuerst alle Stände mit eigenem Strombedarf und addiere Anschlüsse für Kaffee, Beleuchtung, Lautsprecher und Kasse. Plane pro Stromkreis Reserve ein und prüfe alle Verlängerungskabel und Steckdosenleisten spätestens am Vortag.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!