Organiser un salon du transport, étape par étape

Un salon du transport se prépare d’abord comme un projet logistique : date, lieu, exposants et capacité d’accueil doivent être verrouillés dans cet ordre. Ensuite, les inscriptions permettent d’attribuer les stands, de prévoir le parking et d’adapter la restauration. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les livraisons, les badges et les informations pratiques envoyées trop tard. Prévoyez une vérification complète du matériel et des contacts la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Mettre à jour le site web du salon
7
Envoyer les conditions des exposants
2 personnes
8
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver des places de parking
12
Commander le catering
2 personnes
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Concevoir le plan
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Envoyer les infos de parking
17
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
19
Vérifier le matériel du salon
2 personnes
20
Confirmer les livraisons
21
Imprimer le déroulé
22
Imprimer la liste de contacts
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Vérifier la salle
2 personnes
27
Mettre en place l’agencement du stand
3 personnes
28
Installer les parois des stands
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Accrocher les panneaux de stand
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
36
Tester le matériel de présentation
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
39
Préparer la table d'inscription
2 personnes
40
Effectuer le dernier tour de salle
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Aider les exposants
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Vérifier les stocks
52
Annoncer le message de clôture
53
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
54
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

55
Démonter le buffet
3 personnes
56
Démonter le matériel du stand
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer la salle
3 personnes
61
Rapporter le matériel
3 personnes
62
Rendre le matériel loué
2 personnes
63
Ranger les provisions restantes
2 personnes
64
Enregistrer les objets trouvés
65
Envoyer un message de remerciement
66
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de foireqté 20
Tables de standqté 20
Chaises pour les visiteursqté 80
Tabourets de barqté 12
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Écran de présentation
Écransqté 4
Vidéoprojecteur
Imprimante
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Microphone à mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Diablesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Décoration

Bannière de salonqté 4
Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Braceletsqté 250
Plansqté 250
Panneaux d’informationqté 12
Nappesqté 24
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Stations de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires et la salle avant d’inviter les exposants. Gardez ensuite au moins 6 semaines pour recueillir les inscriptions et attribuer les espaces de stand.
Fermez la liste des exposants 10 à 14 jours avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, de finaliser le plan et d’imprimer les badges nominatifs.
Demandez à chaque exposant ses besoins techniques dès l’inscription : écran, ordinateur, prises, rallonges ou multiprises. Une prise standard ne suffit pas toujours pour un stand équipé.
Envoyez les informations de parking au plus tard 5 jours avant l’ouverture. Indiquez les places réservées, l’accès livraison et le point où déposer le matériel.
La veille, contrôlez les livraisons, les stands, les tables, les chaises, la signalétique et le matériel audiovisuel. Refroidissez les boissons et regroupez les badges, le déroulé et la liste de contacts à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du transport ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, attribuer les stands et commander la restauration.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant le salon, avec les conditions de participation et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant l’événement.
Quand imprimer les badges des exposants et des visiteurs ?: Finalisez les badges 3 à 5 jours avant l’ouverture, après une dernière vérification de la liste des exposants. Gardez quelques badges vierges et une imprimante disponible pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il commander le catering ?: Passez la commande définitive 7 à 10 jours avant le salon, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires consolidés. Confirmez aussi l’heure de livraison et l’emplacement des tables de buffet 48 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.