Eine Transportmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Transportmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob Aussteller und Besucher reibungslos ankommen. Lege zuerst Termin, Uhrzeiten und Halle fest, bevor du Aussteller einlädst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Standflächen, Technik, Catering, Parkplätze und die Besucherinformationen. Plane die letzten zwei Wochen vor allem für Kontrollen ein: Lieferungen bestätigen, Namensschilder drucken, Materialien prüfen und den Aufbau vor Ort koordinieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Messe-Website aktualisieren
- 7
Ausstellerbedingungen versenden
2 Personen
- 8
Standfläche zuweisen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Parkplätze reservieren
- 12
Catering bestellen
2 Personen
- 13
Namensschilder entwerfen
- 14
Lageplan entwerfen
2 Personen
- 15
Beschilderung entwerfen
- 16
Parkinformationen versenden
- 17
Ausstellerliste überprüfen
2 Personen
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Messestandmaterialien kontrollieren
2 Personen
- 20
Lieferungen bestätigen
- 21
Drehbuch ausdrucken
- 22
Kontaktliste ausdrucken
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 26
Saal kontrollieren
2 Personen
- 27
Standaufteilung festlegen
3 Personen
- 28
Standwände aufstellen
4 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Standbeschilderung aufhängen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 35
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
- 36
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
- 37
Aussteller empfangen
3 Personen
- 38
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 39
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 40
Letzte Rundtour durch den Saal durchführen
2 Personen
Event
- 41
Besucher begrüßen
3 Personen
- 42
Besucher registrieren
3 Personen
- 43
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 44
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Bestand prüfen
- 52
Abschlussmeldung ankündigen
- 53
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 54
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Buffet abbauen
3 Personen
- 56
Standmaterial demontieren
4 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Saal reinigen
3 Personen
- 61
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 62
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
- 64
Fundgegenstände registrieren
- 65
Dankesnachricht versenden
- 66
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MesseständeAnz. 20
- StehtischeAnz. 20
- Besucher-StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 3
- Präsentationsbildschirm
- BildschirmeAnz. 4
- Beamer
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- USB-LadegeräteAnz. 8
- HandmikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SackkarrenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeelöffelAnz. 100
Dekoration
- MessestandbannerAnz. 4
- StandbeschilderungAnz. 20
- NamensschilderAnz. 250
- BadgehalterAnz. 250
- ArmbänderAnz. 250
- PläneAnz. 250
- InfotafelnAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- WegweiserAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- NotbeleuchtungAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsstationenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Halle und Messetermin zuerst und kläre dabei Aufbau- sowie Abbauzeiten. Ohne diese Zeitfenster lassen sich Lieferungen, Messestände und Technik nicht zuverlässig planen.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ausstellerbedingungen und Standflächenplan vorbereitet sind. Weise die Standflächen spätestens nach Ende der Anmeldung verbindlich zu und verschicke den Lageplan.
- Prüfe Technik nicht erst am Messetag: Teste Laptops, Bildschirme, Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Lege zusätzlich USB-Ladegeräte und Funkgeräte für das Team bereit.
- Verschicke Parkinformationen zusammen mit der letzten Besucherinformation, spätestens 7 Tage vor der Messe. Reservierte Parkplätze und eine klare Beschilderung verhindern Rückfragen beim Einlass.
- Plane den Aufbau mit einer ausgedruckten Kontaktliste und einem Drehbuch. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Geschirr und Sackkarren werden häufig erst beim Beladen vermisst – kontrolliere diese Dinge am Vortag anhand einer festen Liste.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Transportmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Halle und Ausstellerplanung. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetag starten.
- Wann sollte man die Aussteller zu einer Transportmesse einladen?
- Lade Aussteller ein, sobald Termin, Uhrzeiten, Halle und grundlegende Bedingungen feststehen – meist 3 bis 4 Monate vorher. Setze eine Anmeldefrist von etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe.
- Wann muss das Catering für eine Transportmesse bestellt werden?
- Bestelle das Catering 3 bis 4 Wochen vor dem Messetag, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 bis 14 Tage vorher und bestätige die endgültige Personenzahl kurz vor der Bestellung.
- Was muss man am Tag vor einer Transportmesse prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Standmaterialien, Namensschilder, Beschilderung und die komplette Technik. Kühle Getränke, bringe Materialien zur Halle und lege Kontaktliste, Lageplan sowie Drehbuch für das Team bereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!