Comment organiser un salon du logiciel sans rien oublier

Un salon du logiciel repose sur trois fils à tenir ensemble : les exposants, les visiteurs et la technique. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez le concept, la liste des exposants et les conditions de participation. Les inscriptions peuvent ensuite alimenter le plan des stands, le programme et les besoins de restauration. La plupart des problèmes apparaissent lorsque le réseau, les démonstrations ou l’agencement sont traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le concept et le thème du salon
3 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Rédiger l’invitation des visiteurs
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Envoyer les conditions des exposants
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
2 personnes
12
Réserver l’équipement
2 personnes
13
Créer le plan du salon
2 personnes
14
Attribuer les emplacements
2 personnes
15
Confirmer l’agencement des exposants
16
Planifier le programme et les démonstrations
3 personnes
17
Informer les animateurs
18
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
19
Vérifier les autorisations
20
Vérifier l’assurance et la sécurité
21
Concevoir le matériel promotionnel
2 personnes
22
Publier le programme en ligne
23
Créer le plan technique
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Imprimer la liste des visiteurs
26
Envoyer le briefing des exposants
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Confirmer les exposants par téléphone
2 personnes
30
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
31
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
32
Préparer la table d'inscription
2 personnes
33
Préparer la signalétique
2 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Monter les cloisons de stand
4 personnes
36
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
37
Installer l’écran de présentation
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Brancher les ordinateurs portables de démonstration
3 personnes
40
Tester la connexion Internet
2 personnes
41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Aménager les stands des exposants
8 personnes
43
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
48
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
49
Guider les visiteurs vers les stands
2 personnes
50
Encadrer les démonstrations
3 personnes
51
Gérer les micros et les présentations
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Résoudre les questions techniques
2 personnes
58
Annoncer les éléments du programme
59
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
60
Démonter les stands des exposants
3 personnes
61
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner le matériel
2 personnes
70
Retourner le matériel des exposants
2 personnes
71
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Archiver les données des participants
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 18
Chaises pour les visiteursqté 80
Tables de bièreqté 8
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Panneaux de standqté 18
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Écransqté 8
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Routeur wifiqté 2
Switches réseauqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 8
Câbles réseauqté 20
Adaptateurs USB-Cqté 8
Batteries externesqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Courses

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 20
Nappesqté 20
Porte-nomsqté 100
Panneaux de présentationqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Râteliers de refroidissementqté 4

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants. Gardez une marge d’au moins 8 à 12 semaines pour traiter les inscriptions, répartir les emplacements et préparer les supports.
Demandez à chaque exposant ses besoins techniques dès l’inscription : ordinateur, écran, HDMI, USB-C, alimentation et connexion réseau. Faites un plan technique séparé du plan des stands pour repérer les rallonges, multiprises et câbles.
Attribuez les emplacements après avoir reçu les contraintes des exposants, pas seulement selon l’ordre d’inscription. Regroupez les démonstrations qui nécessitent un écran, un projecteur ou un microphone afin d’éviter les croisements de public et de câbles.
Fermez les inscriptions visiteurs avec un délai précis, puis utilisez les données recueillies pour le catering, les badges et la liste imprimée. Préparez ces documents au moins 3 jours avant l’ouverture : les modifications de dernière minute sont fréquentes.
Testez le réseau et les démonstrations avant l’arrivée du public. Prévoyez un routeur wifi, des switches, des câbles réseau, des chargeurs et des batteries externes de secours ; une présentation qui fonctionne la veille n’est pas forcément prête le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du logiciel ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer le lieu, le concept et les exposants ; gardez les 2 dernières pour le plan technique, les badges, le catering et les tests.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon du logiciel ?: Invitez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Donnez une date limite d’inscription afin de pouvoir attribuer les emplacements sans modifier le plan chaque jour.
Quand préparer le plan des stands et le plan technique ?: Préparez une première version environ 4 semaines avant l’événement, puis finalisez-la 10 à 14 jours avant. Vérifiez à ce moment les écrans, projecteurs, microphones, prises, câbles réseau et passages de câbles.
Combien de temps avant faut-il réserver le catering ?: Réservez le catering au moins 3 semaines avant le salon, après avoir reçu les besoins alimentaires des participants. Confirmez le nombre final de repas et de boissons 5 à 7 jours avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.